Conservare correttamente i giustificativi: 10 anni, OLC e archiviazione digitale

Ogni registrazione ha bisogno di un giustificativo, e ogni giustificativo deve restare reperibile per anni. Sembra una questione di armadi e classificatori, ma oggi si può risolvere interamente in digitale. L'importante è che l'archivio digitale rispetti i requisiti di legge. Questo articolo mostra cosa chiedono concretamente il Codice delle obbligazioni (CO), l'ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (OLC) e il diritto dell'IVA.

Cosa va conservato

L'articolo 958f CO elenca quattro categorie:

• i libri contabili (libro mastro con i conti e giornale, oltre ai libri ausiliari),
• i giustificativi contabili,
• la relazione sulla gestione,
• la relazione di revisione.

Secondo l'art. 957a CO è un giustificativo contabile ogni documento, cartaceo o elettronico, necessario per ricostruire una registrazione. Ne fanno parte fatture in entrata e in uscita, ricevute, scontrini, estratti conto bancari, contratti con effetti contabili, conteggi dei salari e giustificativi delle spese. Secondo il diritto contabile la corrispondenza d'affari va conservata solo se ha la funzione di giustificativo, per esempio una conferma d'ordine su cui si basa una registrazione. Tra i libri ausiliari l'OLC annovera tra l'altro la contabilità salariale, la contabilità debitori e creditori e le scorte di merce.

Per quanto tempo: dieci anni dalla fine dell'esercizio

Il termine di conservazione è di dieci anni. Non decorre dalla data del giustificativo, ma dalla fine dell'esercizio.

Esempio: una fattura di un fornitore del 15 marzo 2026 appartiene all'esercizio 2026, che si chiude il 31 dicembre 2026. Il termine scade il 31 dicembre 2036.

Per l'IVA vale una regola simile. Secondo l'art. 70 LIVA i documenti vanno conservati fino alla prescrizione assoluta del credito fiscale, che sopraggiunge dieci anni dopo la fine del periodo fiscale. Per i documenti relativi agli immobili necessari per lo sgravio fiscale successivo o per il consumo proprio, la LIVA esige addirittura 20 anni.

Carta o digitale?

Il CO ammette entrambe le forme. Libri contabili e giustificativi possono essere conservati su carta, in forma elettronica o in modo equivalente, purché sia garantita la corrispondenza con le operazioni aziendali e i documenti possano essere resi leggibili in qualsiasi momento.

C'è un'eccezione: la relazione sulla gestione e la relazione di revisione vanno conservate per iscritto e firmate. Il conto annuale firmato va quindi archiviato in questa forma.

Nella sua Info IVA 16 l'AFC chiarisce che i giustificativi conservati elettronicamente hanno la stessa forza probatoria di quelli cartacei. Descrive anzi espressamente un caso in cui le fatture dei fornitori vengono scansionate all'arrivo, verificate in digitale e allegate alla registrazione, mentre gli originali vengono distrutti. Presupposto è che siano rispettati i principi della regolare tenuta della contabilità e tutti i requisiti dell'OLC.

I requisiti dell'OLC

L'OLC descrive come deve essere un archivio a regola d'arte. I punti principali:

Integrità (art. 3): libri e giustificativi devono essere conservati in modo che non possano essere modificati senza che la modifica sia riconoscibile.

Documentazione (art. 4): organizzazione, competenze, procedure e programmi utilizzati vanno descritti in istruzioni di lavoro. Queste istruzioni vanno conservate per lo stesso periodo dei libri.

Diligenza e disponibilità (art. 5 e 6): i documenti vanno conservati in modo ordinato e protetto e devono essere consultabili entro un termine ragionevole fino alla scadenza del termine. Su richiesta devono poter essere resi leggibili anche senza mezzi ausiliari, per esempio stampandoli.

Organizzazione e archivio (art. 7 e 8): i dati archiviati vanno separati da quelli correnti o contrassegnati di conseguenza. L'archivio va inventariato e protetto dagli accessi non autorizzati, e gli accessi vanno registrati.

Supporti d'informazione (art. 9): sono ammessi supporti non modificabili come la carta o supporti di dati non modificabili. I supporti modificabili, come dischi rigidi o spazio di archiviazione in cloud, sono ammessi se procedure tecniche ne garantiscono l'integrità (per esempio firme digitali), se il momento della registrazione è dimostrabile in modo non falsificabile (per esempio con una marca temporale) e se le procedure sono documentate e protocolli e file di log vengono conservati.

Verifica e migrazione (art. 10): la leggibilità dei supporti di dati va controllata regolarmente. Chi trasferisce dati in un altro formato o sistema deve garantirne la completezza e la correttezza e verbalizzare il trasferimento.

Errori tipici nella pratica

• Giustificativi solo nella casella e-mail: una casella di posta non è un archivio. Le e-mail si possono cancellare e, se si cambia fornitore, vanno facilmente perse.
• Giustificativi scansionati senza legame con la registrazione: una cartella di file PDF non collegati alle registrazioni complica qualsiasi verifica.
• Cambio di software senza esportazione dei dati: chi cambia programma di contabilità deve mantenere leggibili i dati vecchi, anche dopo aver disdetto l'abbonamento.
• Nessuna istruzione di lavoro: soprattutto le piccole aziende non hanno descritto da nessuna parte le loro procedure. Spesso basta una pagina.
• Originali distrutti troppo presto: chi butta la carta prima che la scansione sia verificata e archiviata in modo sicuro rischia una lacuna.

Esempio: l'archivio di una piccola Sagl

Un'agenzia pubblicitaria con quattro collaboratori riceve ogni mese circa 120 giustificativi: fatture dei fornitori per e-mail, ricevute di spese, estratti conto bancari e qualche contratto. Un tempo tutto finiva in classificatori che una volta all'anno andavano alla fiduciaria.

Oggi funziona così: le fatture ricevute per e-mail vengono inoltrate a un indirizzo dedicato ai giustificativi e riprese automaticamente nel sistema contabile. Le ricevute le fotografano i collaboratori con lo smartphone. La direttrice approva i giustificativi ogni settimana e la fiduciaria li registra. Ogni registrazione è collegata al suo giustificativo e ogni modifica viene protocollata. Le ricevute cartacee vengono eliminate dopo il controllo mensile, come prevedono le istruzioni di lavoro interne. Una volta all'anno l'agenzia apre a campione alcuni giustificativi dell'anno più vecchio per verificarne la leggibilità.

L'onere è minore di prima e, in caso di controllo IVA, ogni giustificativo si trova in pochi secondi.

Lista di controllo per un archivio senza carta

1. Registrare i giustificativi subito all'arrivo, in PDF o come immagine, con importo, data e mittente leggibili.
2. Collegare ogni giustificativo alla registrazione corrispondente.
3. Salvarli in un sistema che protocolla le modifiche e registra il momento dell'archiviazione.
4. Assegnare i diritti d'accesso e registrare gli accessi.
5. Fare regolarmente un backup in un secondo luogo.
6. Scrivere brevi istruzioni di lavoro: chi scansiona, chi verifica, dove si archivia, quando si distruggono gli originali.
7. Una volta all'anno verificare che i giustificativi vecchi si possano ancora aprire e stampare.
8. In caso di cambio di sistema, verbalizzare il trasferimento dei dati e archiviare anche il verbale.
9. Archiviare separatamente e in modo duraturo il conto annuale e la relazione di revisione firmati.

Piattaforme come Buchsnap si occupano automaticamente di una parte di questi punti, per esempio del collegamento tra giustificativo e registrazione e della protocollazione delle modifiche. La responsabilità di un archivio completo resta però all'impresa, anche quando la contabilità è affidata a una fiduciaria.

Cosa succede in caso di verifica?

In un controllo IVA o in una revisione fiscale vengono spesso richiesti giustificativi di diversi anni addietro. Se mancano, l'autorità può procedere a una stima, e le stime raramente vanno a suo favore. Inoltre, se mancano i giustificativi dell'imposta precedente, la deduzione dell'imposta precedente viene stralciata. Un archivio ordinato è quindi più una tutela che un obbligo da sbrigare.

Aggiornato a ottobre 2026. Questo articolo non sostituisce una consulenza individuale.