Chiusura annuale per PMI: la lista di controllo dall'inventario all'assemblea generale

Per molte PMI la chiusura annuale è il periodo più impegnativo dell'anno contabile. Diventa però molto più tranquilla se la contabilità corrente è in ordine e la chiusura segue una procedura fissa. Questa lista di controllo si basa sulle prescrizioni del Codice delle obbligazioni (CO) e mostra che cosa fare e in quale ordine.

Che cosa comprende la chiusura annuale

Secondo l'art. 958 CO il conto annuale si compone di bilancio, conto economico e allegato. Le imprese individuali e le società di persone possono rinunciare all'allegato, purché non siano soggette alle prescrizioni per le imprese di maggiori dimensioni. Oltre alle cifre dell'esercizio vanno indicati anche i valori dell'anno precedente.

Bilancio e conto economico seguono una struttura minima. Gli attivi sono ordinati secondo la liquidità, dalla liquidità disponibile fino all'attivo fisso; i passivi secondo la scadenza, dal capitale di terzi a breve termine fino al capitale proprio. Il conto economico può essere presentato secondo il metodo dei costi di produzione (per natura) oppure secondo il metodo del costo del venduto (per funzione).

Fase 1: preparazione a dicembre

• Fissare un appuntamento con la fiduciaria, se la chiusura viene allestita esternamente.
• Pianificare l'inventario: secondo l'art. 958c CO l'esistenza delle voci di bilancio va comprovata con un inventario o in altro modo. Per le aziende con un magazzino di merci significa: conta alla data di riferimento.
• Sistemare le fatture in sospeso: ciò che viene fatturato ora finisce nell'anno giusto.
• Verificare gli investimenti: gli acquisti sono stati registrati correttamente come attivo fisso?

Fase 2: quadrature

Le quadrature sono le fondamenta. Senza di esse, ogni chiusura resta incerta.

1. Conti bancari: saldo contabile uguale al saldo dell'estratto conto al 31 dicembre.
2. Cassa: contanti contati e confrontati con il conto.
3. Debitori: l'elenco delle partite aperte corrisponde al conto. Segnalare i crediti dubbi.
4. Creditori: fatture dei fornitori aperte registrate in modo completo, anche quelle che arrivano solo a gennaio.
5. Conti di transito: i conti di transito per pagamenti con carta, salari o trasferimenti bancari dovrebbero essere a zero. Un saldo residuo indica quasi sempre un errore.
6. Assicurazioni sociali: quadrare i conti AVS, LPP e assicurazione infortuni con i conteggi degli assicuratori.
7. IVA: confrontare la cifra d'affari e l'imposta precedente risultanti dalla contabilità con i rendiconti presentati.

Fase 3: delimitazioni e accantonamenti

Costi e ricavi devono essere delimitati nel tempo e per natura (art. 958b CO). Casi tipici:

• Affitto di gennaio pagato a dicembre: risconto attivo.
• Elettricità del quarto trimestre, con fattura in arrivo a febbraio: rateo passivo.
• Prestazioni fornite ma non ancora fatturate: registrarle come prestazioni di servizi non fatturate.

Per le piccole imprese è prevista una semplificazione: se i ricavi netti da forniture e prestazioni o i proventi finanziari non superano CHF 100'000, si può rinunciare alla delimitazione temporale e basarsi su entrate e uscite.

Gli accantonamenti vanno costituiti quando eventi passati fanno prevedere un deflusso di mezzi in futuro, ad esempio in caso di una causa in corso o di casi di garanzia (art. 960e CO).

Fase 4: valutazione e ammortamenti

Gli attivi sono valutati al massimo al costo d'acquisto o di produzione. La perdita di valore dovuta all'uso e all'età è considerata tramite gli ammortamenti (art. 960a CO). Le scorte vanno valutate a un valore inferiore se il valore di alienazione è inferiore ai costi (art. 960c CO).

Per l'imposta federale diretta, l'AFC pubblica nel promemoria A/1995 aliquote normali in percentuale del valore contabile. Alcuni esempi:

Esempio: un portatile da CHF 2'400 viene ammortizzato il primo anno del 40%, cioè CHF 960. Il valore contabile scende a CHF 1'440. Il secondo anno l'ammortamento è il 40% di questo importo, CHF 576.

Gli ammortamenti vanno portati a carico del conto economico, direttamente o indirettamente in deduzione degli attivi. Sono possibili regole cantonali particolari, ad esempio l'ammortamento immediato, che a seconda del cantone possono valere anche per l'imposta federale. Su questo punto conviene confrontarsi con la fiduciaria.

Fase 5: imposte e IVA

• Accantonamento per imposte: costituire un accantonamento per le imposte dirette dell'anno di chiusura, se non sono ancora state fatturate.
• Quadratura annuale IVA: se in sede di chiusura constata errori nei rendiconti IVA, deve correggerli al più tardi nel rendiconto del periodo in cui cade il 180° giorno dopo la fine dell'esercizio (art. 72 LIVA). Con chiusura al 31 dicembre, questo giorno cade a fine giugno.
• Quote private: nelle ditte individuali verificare le quote private per veicolo, telefono o abitazione.

Fase 6: allegato, firma, approvazione

L'allegato contiene tra l'altro i principi applicati, spiegazioni sulle voci di bilancio e del conto economico e una dichiarazione che indica se il numero di posti di lavoro a tempo pieno, in media annua, supera 10, 50 o 250.

La relazione sulla gestione deve essere allestita entro sei mesi dalla fine dell'esercizio e sottoposta all'organo competente. La firmano il presidente dell'organo superiore di direzione e la persona responsabile della presentazione dei conti.

Nella SA l'assemblea generale ordinaria si tiene entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio; nella Sagl lo stesso vale per l'assemblea dei soci. La relazione sulla gestione e la relazione di revisione devono essere messe a disposizione degli azionisti almeno 20 giorni prima dell'assemblea generale.

Errori tipici nella chiusura

• Fatture dei fornitori di gennaio dimenticate: le fatture per prestazioni dell'anno precedente che arrivano solo nel nuovo anno vanno imputate all'anno precedente come debito o come rateo passivo.
• Investimenti registrati come costi: un nuovo server o un veicolo fa parte dell'attivo fisso e viene ripartito tramite gli ammortamenti, salvo che il cantone ammetta un ammortamento immediato.
• Conti di transito con saldo residuo: un saldo sul conto per i pagamenti con carta o per i salari indica quasi sempre una registrazione mancante o doppia.
• Prelevamenti privati non registrati: nelle ditte individuali ci si dimentica spesso dei prelevamenti privati dal conto aziendale. Modificano il capitale proprio, non l'utile.
• Mancano le cifre dell'anno precedente: il conto annuale deve contenere i valori dell'anno precedente. Lo si dimentica facilmente nel primo conto annuale dopo un cambio di software.

Calendario per una chiusura al 31 dicembre

La lista di controllo in breve

1. Tutti i giustificativi dell'anno registrati e collegati alle registrazioni.
2. Banca, cassa, debitori, creditori e conti di transito quadrati.
3. Inventario alla data di riferimento allestito e valutato.
4. Ratei e risconti attivi e passivi registrati.
5. Accantonamenti verificati, imposte comprese.
6. Ammortamenti registrati secondo l'elenco dei beni d'investimento.
7. Quadratura della cifra d'affari IVA allestita, differenze corrette.
8. Cifre dell'anno precedente riportate nel conto annuale.
9. Allegato allestito (se obbligatorio).
10. Conto annuale firmato e approvato.
11. Documenti archiviati, conservazione per dieci anni.

La leva più grande sta nei punti 1 e 2. Chi registra i giustificativi in modo continuo e riconcilia ogni mese i movimenti bancari sposta gran parte del lavoro di chiusura nel corso dell'anno. Buchsnap mostra in ogni momento quali movimenti bancari non hanno ancora un giustificativo. Così a gennaio nessuno deve più cercare le ricevute della primavera.

Aggiornato a ottobre 2026. Questo articolo non sostituisce una consulenza individuale.