Închiderea anului pentru firme mici: lista de verificare, de la inventar la adunarea generală

Pentru multe firme mici și mijlocii (IMM-uri), închiderea anului e perioada cea mai aglomerată din anul contabil. Totul devine mult mai liniștit dacă îți ții contabilitatea curentă în ordine și închizi anul după un proces fix. Checklistul de mai jos urmează cerințele Codului obligațiilor (OR) și îți arată ce ai de făcut și în ce ordine.

Ce include închiderea anului

Conform art. 958 OR, situațiile financiare anuale cuprind bilanțul, contul de profit și pierdere și anexa. Întreprinderile individuale (Einzelfirma) și societățile de persoane pot renunța la anexă, cât timp nu intră sub regulile pentru firmele mai mari. Pe lângă cifrele exercițiului financiar, trebuie prezentate de fiecare dată și valorile din anul precedent.

Bilanțul și contul de profit și pierdere respectă o structură minimă. Activele se ordonează după lichiditate, de la disponibilități până la activele imobilizate, iar pasivele după scadență, de la datoriile pe termen scurt până la capitalul propriu. Contul de profit și pierdere poate fi prezentat pe naturi de cheltuieli (Produktionserfolgsrechnung, Gesamtkostenverfahren) sau pe funcții, după costul vânzărilor (Absatzerfolgsrechnung, Umsatzkostenverfahren).

Etapa 1: pregătirea în decembrie

• Stabilește o întâlnire cu contabilul (Treuhänder), dacă închiderea o face cineva din afară.
• Planifică inventarierea: conform art. 958c OR, existența elementelor din bilanț se dovedește printr-un inventar sau în alt mod. Pentru firmele cu stoc de marfă asta înseamnă numărătoare la data de referință.
• Pune la punct facturile deschise: ce facturezi acum intră în anul corect.
• Verifică investițiile: achizițiile au fost înregistrate corect ca active imobilizate?

Etapa 2: reconcilierile

Reconcilierile sunt fundația. Fără ele, orice închidere rămâne nesigură.

1. Conturile bancare: soldul din contabilitate este egal cu soldul din extrasul de cont la 31 decembrie.
2. Casa: numerarul din casă e numărat și comparat cu contul.
3. Clienții: lista facturilor neîncasate corespunde cu contul. Marchează creanțele îndoielnice.
4. Furnizorii: facturile de la furnizori neplătite sunt toate înregistrate, inclusiv cele care sosesc abia în ianuarie.
5. Conturile de trecere: conturile tranzitorii pentru plăți cu cardul, salarii sau transferuri între bănci ar trebui să fie pe zero. Un sold rămas indică aproape mereu o greșeală.
6. Asigurările sociale: compară conturile pentru AHV (pensia de stat elvețiană), BVG și asigurarea de accidente cu decontările de la asigurători.
7. TVA: compară cifra de afaceri și TVA-ul deductibil din contabilitate cu deconturile depuse.

Etapa 3: regularizări și provizioane

Cheltuielile și veniturile trebuie alocate perioadei și naturii corecte (art. 958b OR). Cazuri tipice:

• Chiria pentru ianuarie, plătită în decembrie: cheltuială înregistrată în avans (regularizare activă).
• Curentul pentru trimestrul al patrulea, cu factura care vine în februarie: cheltuială de plătit (regularizare pasivă).
• Servicii prestate, dar încă nefacturate: le înregistrezi ca servicii nefacturate.

Pentru firmele mici există o simplificare: dacă veniturile nete din livrări și prestări sau veniturile financiare nu depășesc 100.000 CHF, poți renunța la regularizări și te poți baza pe încasări și plăți.

Provizioanele se constituie atunci când evenimente din trecut fac probabilă o ieșire de bani în viitor, de exemplu la un litigiu în curs sau la cazuri de garanție (art. 960e OR).

Etapa 4: evaluare și amortizări

Activele se evaluează cel mult la costul de achiziție sau de producție. Pierderea de valoare din cauza utilizării și a vechimii se reflectă prin amortizări (art. 960a OR). Stocurile se evaluează la o valoare mai mică dacă valoarea de vânzare e sub cost (art. 960c OR).

Pentru impozitul federal direct, Administrația Federală a Contribuțiilor (ESTV) publică în fișa informativă A/1995 cote normale de amortizare, în procente din valoarea contabilă. Câteva exemple:

Exemplu: un laptop de 2.400 CHF se amortizează în primul an cu 40 %, adică 960 CHF. Valoarea contabilă scade la 1.440 CHF. În al doilea an, amortizarea este de 40 % din această sumă, adică 576 CHF.

Amortizările se înregistrează pe seama contului de profit și pierdere, direct sau indirect, în dreptul activelor. Sunt posibile reguli cantonale speciale, de exemplu amortizarea imediată, care, în funcție de canton, pot fi valabile și pentru impozitul federal. Aici merită să vorbești cu contabilul.

Etapa 5: impozite și TVA

• Provizionul pentru impozite: constituie un provizion pentru impozitele directe ale anului încheiat, dacă nu au fost încă facturate.
• Reconcilierea anuală a TVA: dacă la închidere găsești greșeli în deconturile de TVA, trebuie să le corectezi cel târziu în decontul în care cade a 180-a zi de la sfârșitul exercițiului financiar (art. 72 din Legea TVA, MWSTG). La închiderea pe 31 decembrie, această zi cade la sfârșitul lui iunie.
• Cota de uz personal: la întreprinderile individuale, verifică cota de uz personal pentru mașină, telefon sau locuință.

Etapa 6: anexa, semnarea, aprobarea

Anexa cuprinde, printre altele, principiile aplicate, explicații la pozițiile din bilanț și din contul de profit și pierdere, precum și o declarație dacă numărul mediu anual de posturi cu normă întreagă depășește 10, 50 sau 250.

Raportul de gestiune trebuie întocmit în șase luni de la sfârșitul exercițiului financiar și prezentat organului competent. Îl semnează persoana care prezidează organul suprem de conducere și persoana responsabilă de raportarea financiară.

La AG (echivalentul unei SA), adunarea generală ordinară are loc în șase luni de la închiderea exercițiului financiar; la GmbH (echivalentul unui SRL), același lucru e valabil pentru adunarea asociaților. Raportul de gestiune și raportul de audit trebuie puse la dispoziția acționarilor cu cel puțin 20 de zile înainte de adunarea generală.

Greșeli frecvente la închiderea anului

• Facturile furnizorilor din ianuarie, uitate: facturile pentru prestații din anul vechi, care sosesc abia în anul nou, intră în anul vechi ca datorie sau ca regularizare pasivă.
• Investiții înregistrate pe cheltuieli: un server nou sau o mașină sunt active imobilizate și se repartizează prin amortizări, cu excepția cazului în care cantonul permite amortizarea imediată.
• Conturi de trecere cu sold rămas: un sold în contul pentru plăți cu cardul sau pentru salarii indică aproape mereu o înregistrare lipsă sau dublă.
• Retrageri personale neînregistrate: la întreprinderile individuale, banii luați în scop personal din contul firmei sunt adesea uitați. Ei modifică capitalul propriu, nu profitul.
• Lipsesc cifrele din anul precedent: situațiile financiare anuale trebuie să conțină valorile din anul precedent. Asta se scapă ușor din vedere la prima închidere după schimbarea programului de contabilitate.

Calendarul pentru o închidere la 31 decembrie

Checklistul pe scurt

1. Toate documentele anului sunt introduse și legate de înregistrări.
2. Banca, casa, clienții, furnizorii și conturile de trecere sunt reconciliate.
3. Inventarul la data de referință este întocmit și evaluat.
4. Regularizările active și pasive sunt înregistrate.
5. Provizioanele sunt verificate, inclusiv cele pentru impozite.
6. Amortizările sunt înregistrate conform registrului mijloacelor fixe.
7. Reconcilierea cifrei de afaceri pentru TVA este făcută, iar diferențele sunt corectate.
8. Cifrele din anul precedent apar în situațiile financiare.
9. Anexa este întocmită (dacă e obligatorie).
10. Situațiile financiare sunt semnate și aprobate.
11. Documentele sunt arhivate, cu termen de păstrare de zece ani.

Cel mai mare câștig îl ai la punctele 1 și 2. Dacă introduci documentele pe parcurs și reconciliezi lunar mișcările bancare, muți cea mai mare parte din munca de închidere în timpul anului. Buchsnap îți arată în orice moment ce mișcări bancare nu au încă document. Așa, în ianuarie nu mai caută nimeni bonuri din primăvară.

Actualizat: octombrie 2026. Articolul nu înlocuiește consultanța individuală.