Cum păstrezi corect documentele contabile: 10 ani, GeBüV și arhivare digitală

Orice înregistrare contabilă are nevoie de un document justificativ, iar fiecare document trebuie să poată fi găsit ani la rând. Sună a dulap cu bibliorafturi, dar azi totul se poate face complet digital. Important e ca arhiva digitală să respecte cerințele legale. Mai jos vezi ce cer concret Codul obligațiilor (OR), Ordonanța privind registrele comerciale (GeBüV) și legislația TVA.

Ce trebuie păstrat

Art. 958f OR enumeră patru categorii:

• registrele contabile (cartea mare cu conturile și registrul jurnal, plus registrele auxiliare);
• documentele justificative;
• raportul anual (Geschäftsbericht);
• raportul de audit.

Potrivit art. 957a OR, document justificativ înseamnă orice înregistrare pe hârtie sau în format electronic de care ai nevoie ca să poți reconstitui o înregistrare contabilă. Aici intră facturile primite și emise, chitanțele, bonurile de casă, extrasele de cont, contractele cu efect contabil, fluturașii de salariu și documentele pentru decontarea cheltuielilor. Corespondența comercială trebuie păstrată, potrivit regulilor de raportare financiară, doar dacă are rol de document justificativ, de exemplu o confirmare de comandă pe care se sprijină o înregistrare. Printre registrele auxiliare, GeBüV numără, între altele, evidența salariilor, evidența clienților și a furnizorilor și stocurile de marfă.

Cât timp: zece ani de la sfârșitul exercițiului financiar

Termenul de păstrare este de zece ani. Nu începe de la data documentului, ci de la încheierea exercițiului financiar.

Exemplu: o factură de la furnizor din 15 martie 2026 ține de exercițiul financiar 2026, care se încheie pe 31 decembrie 2026. Termenul curge până pe 31 decembrie 2036.

Pentru TVA se aplică o regulă asemănătoare. Potrivit art. 70 din Legea TVA (MWSTG), documentele trebuie păstrate până la prescripția absolută a creanței fiscale. Aceasta intervine la zece ani de la încheierea perioadei fiscale. Pentru documentele privind imobilele, necesare pentru deducerea ulterioară a TVA (Einlageentsteuerung) sau pentru consumul propriu (Eigenverbrauch), Legea TVA cere chiar 20 de ani.

Pe hârtie sau digital?

OR permite ambele variante. Registrele contabile și documentele justificative pot fi păstrate pe hârtie, electronic sau într-o formă comparabilă, cât timp e garantată concordanța cu operațiunile economice și documentele pot fi făcute oricând din nou lizibile.

Există o excepție: raportul anual și raportul de audit trebuie păstrate în formă scrisă și semnate. Situațiile financiare anuale semnate intră deci în arhivă în această formă.

Administrația Federală a Contribuțiilor (ESTV) precizează în MWST-Info 16 că documentele păstrate electronic au aceeași forță probantă ca cele pe hârtie. Descrie chiar explicit un caz în care facturile furnizorilor sunt scanate la primire, verificate digital și atașate înregistrării, iar originalele sunt distruse. Condiția este să fie respectate principiile unei contabilități corecte și toate cerințele GeBüV.

Cerințele GeBüV

Ordonanța privind registrele comerciale descrie cum arată o arhivă conformă. Cele mai importante puncte:

Integritate (art. 3): registrele și documentele trebuie păstrate astfel încât să nu poată fi modificate fără ca modificarea să fie observată.

Documentare (art. 4): organizarea, responsabilitățile, procesele și programele folosite se descriu în instrucțiuni de lucru. Aceste instrucțiuni trebuie păstrate la fel de mult timp ca registrele.

Grijă și disponibilitate (art. 5 și 6): documentele se păstrează ordonat și protejat și trebuie să poată fi consultate într-un timp rezonabil până la expirarea termenului. La cerere, trebuie să poată fi făcute lizibile și fără mijloace tehnice, de exemplu tipărite.

Organizare și arhivă (art. 7 și 8): datele arhivate se separă de cele curente sau se marchează ca atare. Arhiva se inventariază și se protejează împotriva accesului neautorizat, iar accesările se înregistrează.

Suporturi de informații (art. 9): sunt permise suporturile nemodificabile, ca hârtia sau mediile de stocare nemodificabile. Suporturile modificabile, de exemplu hard diskurile sau stocarea în cloud, sunt permise dacă procedee tehnice asigură integritatea (de exemplu semnăturile digitale), momentul salvării poate fi dovedit fără posibilitate de falsificare (de exemplu cu un marcaj de timp), procesele sunt documentate, iar jurnalele și fișierele log se păstrează.

Verificare și migrare (art. 10): suporturile de date se verifică periodic, ca să fii sigur că pot fi citite. Dacă muți datele într-un alt format sau sistem, trebuie să te asiguri că sunt complete și corecte și să consemnezi transferul într-un jurnal.

Greșeli frecvente în practică

• Documente doar în căsuța de e-mail: o căsuță de e-mail nu e o arhivă. E-mailurile se pot șterge și se pierd ușor când schimbi furnizorul.
• Documente scanate fără legătură cu înregistrarea: un dosar cu PDF-uri care nu sunt legate de înregistrări îngreunează orice verificare.
• Schimbarea programului fără export de date: dacă schimbi programul de contabilitate, trebuie să păstrezi datele vechi lizibile, chiar dacă ai anulat abonamentul.
• Nicio instrucțiune de lucru: mai ales firmele mici nu și-au descris nicăieri procesul. De multe ori, o pagină e de ajuns.
• Originale distruse prea devreme: dacă arunci hârtia înainte ca scanarea să fie verificată și arhivată sigur, conform cerințelor de audit, riști să rămâi cu goluri.

Exemplu: arhiva unui GmbH mic

O agenție de publicitate cu patru angajați primește în jur de 120 de documente pe lună: facturi de la furnizori pe e-mail, bonuri pentru cheltuieli, extrase de cont și câteva contracte. Înainte, totul ajungea în bibliorafturi, care plecau o dată pe an la contabil (Treuhänder).

Acum procesul arată așa: facturile primite pe e-mail ajung la o adresă dedicată documentelor și sunt preluate automat în sistemul de contabilitate. Angajații fotografiază bonurile cu telefonul. Directoarea aprobă documentele săptămânal, iar contabilul le înregistrează. Fiecare înregistrare e legată de documentul ei, fiecare modificare e jurnalizată. Bonurile pe hârtie se aruncă după verificarea lunară, așa cum prevede instrucțiunea internă de lucru. O dată pe an, agenția deschide prin sondaj documente din cel mai vechi an, ca să verifice că pot fi citite.

Efortul e mai mic decât înainte, iar la un control de TVA orice document se găsește în câteva secunde.

Lista de verificare pentru o arhivă fără hârtie

1. Înregistrează documentele imediat ce le primești, ca PDF sau imagine, cu suma, data și expeditorul lizibile.
2. Leagă fiecare document de înregistrarea contabilă corespunzătoare.
3. Salvează totul într-un sistem care jurnalizează modificările și reține momentul arhivării.
4. Stabilește drepturile de acces și înregistrează accesările.
5. Fă periodic copii de siguranță într-un al doilea loc.
6. Scrie o instrucțiune de lucru scurtă: cine scanează, cine verifică, unde se arhivează, când se distrug originalele.
7. O dată pe an, testează dacă documentele vechi se mai pot deschide și tipări.
8. Când schimbi sistemul, consemnează transferul datelor și arhivează și acest jurnal.
9. Păstrează separat și permanent situațiile financiare anuale semnate și raportul de audit.

Platforme precum Buchsnap preiau automat o parte din aceste puncte, de exemplu legătura dintre document și înregistrare și jurnalizarea modificărilor. Responsabilitatea pentru o arhivă completă rămâne însă a firmei, chiar dacă un contabil îi ține contabilitatea.

Ce se întâmplă la un control?

La un control de TVA sau la o verificare fiscală, ți se cer adesea documente din mai mulți ani în urmă. Dacă lipsesc, autoritatea poate face o estimare, iar estimările rareori ies în favoarea ta. În plus, dacă lipsesc documentele pentru TVA-ul deductibil, deducerea se anulează. De aceea, o arhivă în ordine nu e atât o corvoadă, cât o asigurare.

Actualizat: octombrie 2026. Articolul nu înlocuiește o consultanță personalizată.