Belege richtig aufbewahren: 10 Jahre, GeBüV und digitale Archivierung

Jede Buchung braucht einen Beleg, und jeder Beleg muss über Jahre auffindbar bleiben. Das klingt nach Aktenschrank, lässt sich heute aber vollständig digital lösen. Entscheidend ist, dass das digitale Archiv die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Dieser Beitrag zeigt, was das Obligationenrecht (OR), die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und das Mehrwertsteuerrecht konkret verlangen.

Was aufbewahrt werden muss

Artikel 958f OR nennt vier Kategorien:

• die Geschäftsbücher (Hauptbuch mit Konten und Journal sowie die Hilfsbücher),
• die Buchungsbelege,
• den Geschäftsbericht,
• den Revisionsbericht.

Als Buchungsbeleg gilt nach Art. 957a OR jede Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig ist, um eine Buchung nachzuvollziehen. Dazu gehören Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Bankauszüge, Verträge mit buchhalterischer Wirkung, Lohnabrechnungen und Spesenbelege. Geschäftskorrespondenz muss nach dem Rechnungslegungsrecht nur dann aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs hat, etwa eine Auftragsbestätigung, auf die sich eine Buchung stützt. Zu den Hilfsbüchern zählt die GeBüV unter anderem die Lohnbuchhaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und die Warenbestände.

Wie lange: zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres

Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Sie beginnt nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.

Beispiel: Eine Lieferantenrechnung vom 15. März 2026 gehört zum Geschäftsjahr 2026, das am 31. Dezember 2026 endet. Die Frist läuft bis zum 31. Dezember 2036.

Für die Mehrwertsteuer gilt eine ähnliche Regel. Nach Art. 70 MWSTG müssen Unterlagen bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung aufbewahrt werden. Diese tritt zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode ein. Für Unterlagen zu Immobilien, die für die Einlageentsteuerung oder den Eigenverbrauch nötig sind, verlangt das MWSTG sogar 20 Jahre.

Papier oder digital?

Das OR lässt beides zu. Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, solange die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Eine Ausnahme gibt es: Geschäftsbericht und Revisionsbericht müssen schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden. Die unterzeichnete Jahresrechnung gehört deshalb in dieser Form ins Archiv.

Die ESTV stellt in ihrer MWST-Info 16 klar, dass elektronisch aufbewahrte Belege die gleiche Beweiskraft haben wie Papierbelege. Sie schildert sogar ausdrücklich einen Fall, in dem Lieferantenrechnungen beim Eingang gescannt, digital geprüft und an die Buchung angehängt werden, während die Originale vernichtet werden. Voraussetzung ist, dass die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und alle Anforderungen der GeBüV erfüllt sind.

Die Anforderungen der GeBüV

Die Geschäftsbücherverordnung beschreibt, wie ein ordnungsgemässes Archiv aussieht. Die wichtigsten Punkte:

Integrität (Art. 3): Bücher und Belege müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.

Dokumentation (Art. 4): Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe und eingesetzte Programme sind in Arbeitsanweisungen festzuhalten. Diese Anweisungen müssen ebenso lange aufbewahrt werden wie die Bücher selbst.

Sorgfalt und Verfügbarkeit (Art. 5 und 6): Die Unterlagen müssen geordnet und geschützt aufbewahrt werden und bis zum Ende der Frist innert angemessener Zeit einsehbar sein. Auf Verlangen müssen sie auch ohne Hilfsmittel lesbar gemacht werden können, also etwa ausgedruckt.

Organisation und Archiv (Art. 7 und 8): Archivierte Daten sind von aktuellen zu trennen oder entsprechend zu kennzeichnen. Das Archiv ist zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen, Zugriffe sind aufzuzeichnen.

Informationsträger (Art. 9): Zulässig sind unveränderbare Träger wie Papier oder unveränderbare Datenträger. Veränderbare Träger, etwa Festplatten oder Cloud-Speicher, sind erlaubt, wenn technische Verfahren die Integrität sichern (zum Beispiel digitale Signaturen), der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist (zum Beispiel mit Zeitstempel) und die Abläufe dokumentiert sowie Protokolle und Logfiles aufbewahrt werden.

Überprüfung und Migration (Art. 10): Datenträger sind regelmässig auf Lesbarkeit zu prüfen. Wer Daten in ein anderes Format oder System überträgt, muss Vollständigkeit und Richtigkeit sicherstellen und die Übertragung protokollieren.

Typische Fehler in der Praxis

• Belege nur im E-Mail-Postfach: Ein Postfach ist kein Archiv. Mails lassen sich löschen, und beim Wechsel des Anbieters gehen sie leicht verloren.
• Gescannte Belege ohne Bezug zur Buchung: Ein Ordner mit PDF-Dateien ohne Verknüpfung zur Buchung erschwert jede Prüfung.
• Softwarewechsel ohne Datenexport: Wer das Buchhaltungsprogramm wechselt, muss die alten Daten lesbar halten, auch wenn das Abo gekündigt ist.
• Keine Arbeitsanweisung: Gerade kleine Firmen haben ihren Ablauf nirgends beschrieben. Eine Seite reicht oft schon.
• Originale zu früh vernichtet: Wer Papier entsorgt, bevor der Scan geprüft und revisionssicher abgelegt ist, riskiert eine Lücke.

Beispiel: das Archiv einer kleinen GmbH

Eine Werbeagentur mit vier Mitarbeitenden erhält pro Monat rund 120 Belege: Lieferantenrechnungen per Mail, Quittungen von Spesen, Bankauszüge und einige Verträge. Früher landete alles in Ordnern, die einmal im Jahr zum Treuhänder gingen.

Heute läuft es so: Rechnungen per Mail gehen an eine eigene Belegadresse und werden automatisch ins Buchhaltungssystem übernommen. Quittungen fotografieren die Mitarbeitenden mit dem Smartphone. Die Geschäftsführerin gibt die Belege wöchentlich frei, der Treuhänder verbucht sie. Jede Buchung ist mit ihrem Beleg verknüpft, jede Änderung wird protokolliert. Die Papierquittungen werden nach der monatlichen Kontrolle entsorgt, so wie es die interne Arbeitsanweisung festhält. Einmal im Jahr öffnet die Agentur stichprobenweise Belege aus dem ältesten Jahr, um die Lesbarkeit zu prüfen.

Der Aufwand ist kleiner als früher, und bei einer MWST-Kontrolle ist jeder Beleg in Sekunden auffindbar.

Checkliste für ein papierloses Archiv

1. Belege beim Eingang sofort erfassen, als PDF oder Bild, mit lesbarem Betrag, Datum und Absender.
2. Jeden Beleg mit der zugehörigen Buchung verknüpfen.
3. Speichern in einem System, das Änderungen protokolliert und den Zeitpunkt der Ablage festhält.
4. Zugriffsrechte vergeben und Zugriffe aufzeichnen.
5. Regelmässige Sicherung an einem zweiten Ort.
6. Eine kurze Arbeitsanweisung schreiben: Wer scannt, wer prüft, wo wird abgelegt, wann werden Originale vernichtet.
7. Einmal pro Jahr testen, ob alte Belege noch geöffnet und gedruckt werden können.
8. Bei einem Systemwechsel die Datenübertragung protokollieren und das Protokoll mitarchivieren.
9. Unterschriebene Jahresrechnung und Revisionsbericht separat und dauerhaft ablegen.

Plattformen wie Buchsnap übernehmen einen Teil dieser Punkte automatisch, etwa die Verknüpfung von Beleg und Buchung und die Protokollierung von Änderungen. Die Verantwortung für ein vollständiges Archiv bleibt aber beim Unternehmen, auch wenn ein Treuhänder die Buchhaltung führt.

Was passiert bei einer Prüfung?

Bei einer MWST-Kontrolle oder einer Steuerrevision werden Belege oft für mehrere Jahre zurück verlangt. Fehlen sie, kann die Behörde schätzen, und Schätzungen fallen selten zu Ihren Gunsten aus. Fehlende Vorsteuerbelege führen zudem dazu, dass der Vorsteuerabzug gestrichen wird. Ein sauberes Archiv ist deshalb weniger eine Pflichtübung als eine Absicherung.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung.