Buchführungspflicht in der Schweiz: Einzelfirma oder GmbH und AG?

Wie viel Buchhaltung ein Schweizer Unternehmen führen muss, hängt vor allem von zwei Dingen ab: der Rechtsform und dem Umsatz. Das Obligationenrecht (OR) unterscheidet seit der Revision des Rechnungslegungsrechts zwischen voller Buchführungspflicht und einer vereinfachten Form, die im Alltag oft «Milchbüchleinrechnung» genannt wird.

Die Grundregel in Art. 957 OR

Zur vollen Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet sind:

• juristische Personen, also insbesondere GmbH, AG und Genossenschaft, und zwar unabhängig vom Umsatz,
• Einzelunternehmen und Personengesellschaften (Kollektiv- und Kommanditgesellschaft), die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000 erzielt haben.

Nur über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen müssen:

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr,
• Vereine und Stiftungen, die nicht im Handelsregister eingetragen sein müssen,
• Stiftungen, die von der Pflicht zur Revisionsstelle befreit sind.

Auch für die vereinfachte Buchführung gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss. Belege sind also auch dann Pflicht.

Übersicht nach Rechtsform

Wichtig: Der Anhang ist im Gesetz Teil der Jahresrechnung. Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen nach Art. 959c Abs. 3 OR aber darauf verzichten, solange sie nicht den Vorschriften für grössere Unternehmen unterstehen. Zusatzangaben, die das Gesetz bei der Mindestgliederung verlangt, gehören dann direkt in Bilanz oder Erfolgsrechnung.

Was «ordnungsmässige Buchführung» bedeutet

Art. 957a OR nennt fünf Grundsätze:

1. vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle,
2. Belegnachweis für jede Buchung,
3. Klarheit,
4. Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Unternehmens,
5. Nachprüfbarkeit.

Geführt wird die Buchhaltung in Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung, in einer Landessprache oder auf Englisch. Sie darf schriftlich oder elektronisch geführt werden.

Beispiel 1: Die Einzelfirma wächst

Ein Schreiner führt seine Einzelfirma seit drei Jahren. 2025 erzielte er CHF 420'000 Umsatz, 2026 werden es voraussichtlich CHF 540'000.

• Für das Geschäftsjahr 2026 reicht noch die vereinfachte Buchführung, denn massgebend ist der Umsatz des letzten Geschäftsjahres, also 2025.
• Für 2027 gilt die volle Buchführungspflicht, weil der Umsatz 2026 die Grenze von CHF 500'000 erreicht hat.

In der Praxis führen viele Einzelfirmen schon lange vor dieser Grenze eine doppelte Buchhaltung, weil die Steuerbehörden ohnehin eine nachvollziehbare Aufstellung erwarten und die Mehrwertsteuer ab CHF 100'000 Umsatz ins Spiel kommt. Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, kommt um eine saubere Buchhaltung kaum herum.

Beispiel 2: Die kleine GmbH

Eine Beraterin gründet eine GmbH und erzielt im ersten Jahr CHF 80'000 Umsatz. Trotz des tiefen Umsatzes ist die GmbH als juristische Person voll buchführungspflichtig: doppelte Buchhaltung, Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang.

Eine Erleichterung gibt es bei der zeitlichen Abgrenzung. Übersteigen die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen oder die Finanzerträge CHF 100'000 nicht, darf nach Art. 958b OR auf Abgrenzungen verzichtet und auf Einnahmen und Ausgaben abgestellt werden.

Vereinfachte Buchführung in der Praxis

Wie sieht die Buchführung über «Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage» konkret aus? Das Gesetz schreibt keine Form vor, die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten aber sinngemäss. Bewährt hat sich:

• ein chronologisches Journal aller Einnahmen und Ausgaben mit Datum, Betrag, Gegenpartei und Belegnummer,
• eine Trennung von geschäftlichen und privaten Zahlungen, am einfachsten mit einem separaten Geschäftskonto,
• eine Aufstellung per Jahresende über Bank- und Kassenbestände, offene Kundenrechnungen, offene Lieferantenrechnungen, Warenvorräte und Anlagen wie Fahrzeug oder Maschinen,
• alle Belege, geordnet und zehn Jahre aufbewahrt.

Für die Steuererklärung reicht diese Aufstellung bei vielen kleinen Einzelfirmen aus. Sobald aber Mitarbeitende, Lager oder Mehrwertsteuer dazukommen, ist eine doppelte Buchhaltung meist einfacher als eine improvisierte Tabelle.

Revision: wann eine Prüfung nötig ist

GmbH und AG müssen ihre Jahresrechnung grundsätzlich prüfen lassen. Eine ordentliche Revision ist nötig für Publikumsgesellschaften, für konzernrechnungspflichtige Gesellschaften und für Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren zwei dieser drei Grössen überschreiten:

• Bilanzsumme CHF 20 Mio.,
• Umsatzerlös CHF 40 Mio.,
• 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt.

Alle anderen unterliegen der eingeschränkten Revision. Hat die Gesellschaft nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt, kann sie mit Zustimmung sämtlicher Gesellschafter ganz auf die Revision verzichten (Opting-out). Seit 2025 muss der Anmeldung des Verzichts beim Handelsregister die Jahresrechnung des letzten Geschäftsjahres beigelegt werden. Der Verzicht gilt nur für künftige Geschäftsjahre.

Das KMU-Portal des Bundes empfiehlt, eine Revisionsstelle zu wählen, die vom eigenen Treuhänder oder Berater unabhängig ist.

Wie viele Unternehmen betrifft das?

Laut Bundesamt für Statistik gab es 2023 in der Schweiz 626'033 marktwirtschaftliche Unternehmen. Davon waren 624'219 KMU mit weniger als 250 Beschäftigten, und 561'952 waren Mikrounternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten. Für die allermeisten Betriebe sind also genau die Fragen relevant, die dieser Beitrag behandelt: vereinfachte oder volle Buchführung, eingeschränkte Revision oder Verzicht.

Fristen und Aufbewahrung

• Der Geschäftsbericht muss innert sechs Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erstellt und dem zuständigen Organ zur Genehmigung vorgelegt werden.
• Er ist von der Person an der Spitze des obersten Leitungsorgans und von der für die Rechnungslegung zuständigen Person zu unterzeichnen.
• Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren.

Was heisst das für die Wahl der Rechtsform?

Die Buchführungspflicht allein sollte nicht über die Rechtsform entscheiden. Haftung, Steuern, Sozialversicherungen und Kapitalbedarf wiegen meist schwerer. Wer aber eine GmbH oder AG gründet, sollte den Mehraufwand für Buchhaltung, Jahresabschluss und gegebenenfalls Revision von Anfang an einplanen.

Eine digitale Buchhaltung, in der Belege, Bank und Rechnungen laufend zusammenfliessen, macht den Unterschied zwischen beiden Welten kleiner. Mit Buchsnap können Einzelfirmen und kleine Gesellschaften dieselbe Struktur nutzen und bei Bedarf ihren Treuhänder direkt einbinden. Der Schritt von der vereinfachten zur vollen Buchführung ist dann vor allem eine Frage des Abschlusses, nicht des Alltags.

Kurz-Checkliste

1. Rechtsform und Umsatz des letzten Geschäftsjahres prüfen.
2. Bei Einzelfirmen den Umsatz jedes Jahr mit der Grenze von CHF 500'000 vergleichen.
3. Handelsregisterpflicht ab CHF 100'000 Umsatz beachten.
4. Bei GmbH und AG über Revision oder Opting-out entscheiden, rechtzeitig vor Beginn des Geschäftsjahres.
5. Belege von Anfang an vollständig sammeln, auch bei vereinfachter Buchführung.
6. Abschluss innert sechs Monaten einplanen.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung.