Conservar bien los comprobantes: 10 años, GeBüV y archivo digital

Cada asiento necesita un comprobante, y cada comprobante debe poder encontrarse durante años. Suena a archivador, pero hoy puede resolverse de forma totalmente digital. Lo decisivo es que el archivo digital cumpla los requisitos legales. Este artículo explica qué exigen en concreto el Código de Obligaciones suizo (CO/OR), la Ordenanza sobre la llevanza y conservación de los libros de cuentas (GeBüV) y el derecho del IVA (MWST).

Qué hay que conservar

El artículo 958f CO enumera cuatro categorías:

• los libros contables (libro mayor con cuentas y diario, así como los libros auxiliares),
• los comprobantes contables,
• el informe de gestión,
• el informe de auditoría.

Según el art. 957a CO, es comprobante contable todo registro en papel o en formato electrónico necesario para reconstruir un asiento. Entre ellos figuran las facturas recibidas y emitidas, los recibos, los tiques de caja, los extractos bancarios, los contratos con efecto contable, las nóminas y los comprobantes de gastos. Según el derecho contable, la correspondencia comercial solo debe conservarse cuando cumple la función de comprobante, por ejemplo una confirmación de pedido en la que se basa un asiento. Entre los libros auxiliares, la GeBüV incluye, entre otros, la contabilidad salarial, la contabilidad de deudores y de proveedores (acreedores) y las existencias.

Cuánto tiempo: diez años desde el cierre del ejercicio

El plazo de conservación es de diez años. No empieza con la fecha del comprobante, sino al finalizar el ejercicio.

Ejemplo: una factura de proveedor del 15 de marzo de 2026 pertenece al ejercicio 2026, que termina el 31 de diciembre de 2026. El plazo corre hasta el 31 de diciembre de 2036.

Para el IVA rige una regla similar. Según el art. 70 de la Ley del IVA (MWSTG), los documentos deben conservarse hasta la prescripción absoluta del crédito fiscal, que se produce diez años después del final del periodo fiscal. Para los documentos relativos a inmuebles necesarios para la desgravación posterior del impuesto soportado (Einlageentsteuerung) o para el autoconsumo, la MWSTG exige incluso 20 años.

¿Papel o digital?

El CO admite ambas opciones. Los libros contables y los comprobantes pueden conservarse en papel, en formato electrónico o de forma comparable, siempre que se garantice su correspondencia con las operaciones y que los documentos puedan volver a hacerse legibles en cualquier momento.

Hay una excepción: el informe de gestión y el informe de auditoría deben conservarse por escrito y firmados. Por eso, las cuentas anuales firmadas van al archivo en esa forma.

En su Info IVA 16 (MWST-Info 16), la Administración Federal de Contribuciones (AFC/ESTV) aclara que los comprobantes conservados electrónicamente tienen la misma fuerza probatoria que los de papel. Incluso describe de forma expresa un caso en el que las facturas de proveedores se escanean al recibirlas, se verifican en digital y se adjuntan al asiento, mientras que los originales se destruyen. La condición es que se cumplan los principios de una contabilidad regular y todos los requisitos de la GeBüV.

Los requisitos de la GeBüV

La GeBüV describe cómo debe ser un archivo conforme. Los puntos más importantes:

Integridad (art. 3): libros y comprobantes deben conservarse de modo que no puedan modificarse sin que se note.

Documentación (art. 4): la organización, las responsabilidades, los procesos y los programas utilizados deben recogerse en instrucciones de trabajo. Estas instrucciones deben conservarse el mismo tiempo que los propios libros.

Diligencia y disponibilidad (arts. 5 y 6): los documentos deben conservarse ordenados y protegidos, y deben poder consultarse en un plazo razonable hasta el final del periodo de conservación. Si se solicita, deben poder hacerse legibles también sin medios técnicos, por ejemplo imprimiéndolos.

Organización y archivo (arts. 7 y 8): los datos archivados deben separarse de los actuales o marcarse como tales. El archivo debe inventariarse y protegerse frente a accesos no autorizados, y los accesos deben quedar registrados.

Soportes de información (art. 9): se admiten soportes inalterables como el papel o los soportes de datos no modificables. Los soportes modificables, como discos duros o almacenamiento en la nube, están permitidos si procedimientos técnicos garantizan la integridad (por ejemplo, firmas digitales), si el momento del almacenamiento puede acreditarse de forma infalsificable (por ejemplo, con un sello de tiempo) y si los procesos están documentados y se conservan los registros y archivos de log.

Control y migración (art. 10): debe comprobarse periódicamente la legibilidad de los soportes. Quien transfiera datos a otro formato o sistema debe garantizar su integridad y exactitud y dejar constancia de la transferencia en un registro.

Errores habituales en la práctica

• Comprobantes solo en el buzón de correo: un buzón no es un archivo. Los correos se pueden borrar y se pierden con facilidad al cambiar de proveedor.
• Comprobantes escaneados sin relación con el asiento: una carpeta de archivos PDF sin vínculo con los asientos dificulta cualquier revisión.
• Cambio de software sin exportar los datos: quien cambia de programa de contabilidad debe mantener legibles los datos antiguos, aunque haya cancelado la suscripción.
• Ninguna instrucción de trabajo: precisamente las empresas pequeñas no tienen su proceso descrito en ninguna parte. A menudo basta con una página.
• Originales destruidos demasiado pronto: quien tira el papel antes de que el escaneo esté verificado y archivado de forma segura para auditoría se arriesga a dejar un hueco.

Ejemplo: el archivo de una pequeña GmbH

Una agencia de publicidad, una GmbH (sociedad de responsabilidad limitada) con cuatro empleados, recibe unos 120 comprobantes al mes: facturas de proveedores por correo electrónico, recibos de gastos, extractos bancarios y algunos contratos. Antes todo acababa en archivadores que una vez al año iban a la asesoría contable (fiduciaria, Treuhand).

Hoy funciona así: las facturas por correo se envían a una dirección propia para comprobantes y entran automáticamente en el sistema contable. Los empleados fotografían los recibos con el móvil. La gerente aprueba los comprobantes cada semana y el asesor contable los contabiliza. Cada asiento está vinculado a su comprobante y cada cambio queda registrado. Los recibos en papel se eliminan tras el control mensual, tal como establece la instrucción de trabajo interna. Una vez al año, la agencia abre por muestreo comprobantes del año más antiguo para comprobar su legibilidad.

El esfuerzo es menor que antes y, en un control del IVA, cada comprobante se encuentra en segundos.

Lista de control para un archivo sin papel

1. Registre los comprobantes en cuanto lleguen, en PDF o como imagen, con importe, fecha y remitente legibles.
2. Vincule cada comprobante con su asiento.
3. Guárdelos en un sistema que registre los cambios y deje constancia del momento del archivo.
4. Asigne derechos de acceso y registre los accesos.
5. Haga copias de seguridad periódicas en una segunda ubicación.
6. Redacte una breve instrucción de trabajo: quién escanea, quién verifica, dónde se archiva y cuándo se destruyen los originales.
7. Compruebe una vez al año si los comprobantes antiguos todavía se pueden abrir e imprimir.
8. Si cambia de sistema, documente la transferencia de datos en un registro y archívelo también.
9. Archive por separado y de forma permanente las cuentas anuales firmadas y el informe de auditoría.

Plataformas como Buchsnap se encargan automáticamente de parte de estos puntos, por ejemplo de vincular comprobante y asiento y de registrar los cambios. Pero la responsabilidad de tener un archivo completo sigue siendo de la empresa, aunque un asesor contable lleve la contabilidad.

¿Qué ocurre en una inspección?

En un control del IVA o en una inspección fiscal se suelen pedir comprobantes de varios años atrás. Si faltan, la autoridad puede hacer una estimación, y las estimaciones rara vez le favorecen. Además, la falta de comprobantes del IVA soportado (Vorsteuer) lleva a que se anule su deducción. Por eso, un archivo ordenado es menos un trámite obligatorio que una protección.

Actualizado: octubre de 2026. Este artículo no sustituye un asesoramiento individual.