Bien conserver ses justificatifs : 10 ans, Olico et archivage numérique

Chaque écriture a besoin d'un justificatif, et chaque justificatif doit pouvoir être retrouvé pendant des années. Cela évoque les classeurs fédéraux, mais aujourd'hui tout peut se faire en numérique. L'essentiel est que vos archives numériques respectent les exigences légales. Cet article montre ce qu'exigent concrètement le Code des obligations (CO), l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) et le droit de la TVA.

Ce qu'il faut conserver

L'article 958f CO énumère quatre catégories :

• les livres (grand livre avec les comptes et journal, ainsi que les livres auxiliaires),
• les pièces comptables,
• le rapport de gestion,
• le rapport de révision.

Selon l'art. 957a CO, est une pièce comptable tout document écrit, sur papier ou sous forme électronique, nécessaire pour comprendre une écriture. Cela comprend les factures reçues et émises, les quittances, les tickets de caisse, les relevés bancaires, les contrats ayant un effet comptable, les décomptes de salaire et les justificatifs de frais. Selon le droit comptable, la correspondance commerciale ne doit être conservée que si elle sert de pièce comptable, par exemple une confirmation de commande sur laquelle repose une écriture. Parmi les livres auxiliaires, l'Olico cite notamment la comptabilité des salaires, la comptabilité débiteurs et fournisseurs ainsi que les stocks.

Combien de temps : dix ans dès la fin de l'exercice

Le délai de conservation est de dix ans. Il ne court pas à partir de la date du justificatif, mais à partir de la fin de l'exercice.

Exemple : une facture fournisseur du 15 mars 2026 se rattache à l'exercice 2026, qui se termine le 31 décembre 2026. Le délai court jusqu'au 31 décembre 2036.

Une règle similaire s'applique à la TVA. Selon l'art. 70 LTVA, les documents doivent être conservés jusqu'à la prescription absolue de la créance fiscale, qui intervient dix ans après la fin de la période fiscale. Pour les documents relatifs aux immeubles nécessaires au dégrèvement ultérieur de l'impôt préalable ou à la prestation à soi-même, la LTVA exige même 20 ans.

Papier ou numérique ?

Le CO admet les deux. Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, sous forme électronique ou d'une manière équivalente, pour autant que la concordance avec les opérations soit garantie et que les documents puissent être rendus lisibles en tout temps.

Il y a une exception : le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés par écrit et signés. Les comptes annuels signés vont donc aux archives sous cette forme.

Dans son Info TVA 16, l'Administration fédérale des contributions (AFC) précise que les justificatifs conservés électroniquement ont la même force probante que les justificatifs papier. Elle décrit même expressément un cas où les factures fournisseurs sont scannées à leur réception, contrôlées numériquement et jointes à l'écriture, tandis que les originaux sont détruits. À condition que les principes de régularité de la comptabilité et toutes les exigences de l'Olico soient respectés.

Les exigences de l'Olico

L'Olico décrit à quoi ressemblent des archives conformes. Voici les points principaux :

Intégrité (art. 3) : les livres et les pièces doivent être conservés de manière à ne pas pouvoir être modifiés sans que cela puisse être constaté.

Documentation (art. 4) : l'organisation, les responsabilités, les processus et les logiciels utilisés sont décrits dans des instructions de travail. Ces instructions doivent être conservées aussi longtemps que les livres eux-mêmes.

Diligence et disponibilité (art. 5 et 6) : les documents doivent être conservés de manière ordonnée et protégée, et pouvoir être consultés dans un délai raisonnable jusqu'à l'échéance du délai. Sur demande, ils doivent aussi pouvoir être rendus lisibles sans moyens auxiliaires, autrement dit imprimés.

Organisation et archives (art. 7 et 8) : les données archivées doivent être séparées des données courantes ou signalées comme telles. Les archives doivent être inventoriées et protégées contre tout accès non autorisé, et les accès doivent être enregistrés.

Supports d'information (art. 9) : sont admis les supports non modifiables comme le papier ou les supports de données non réinscriptibles. Les supports modifiables, comme les disques durs ou le stockage en nuage, sont autorisés si des procédés techniques garantissent l'intégrité (par exemple des signatures numériques), si le moment de l'enregistrement peut être prouvé de manière infalsifiable (par exemple par un horodatage) et si les processus sont documentés et les protocoles et fichiers journaux conservés.

Contrôle et migration (art. 10) : la lisibilité des supports de données doit être vérifiée régulièrement. Si vous transférez des données dans un autre format ou un autre système, vous devez en garantir l'exhaustivité et l'exactitude et consigner le transfert dans un procès-verbal.

Erreurs fréquentes dans la pratique

• Justificatifs laissés dans la boîte e-mail : une boîte de réception n'est pas une archive. Les e-mails s'effacent, et ils se perdent facilement lors d'un changement de fournisseur.
• Justificatifs scannés sans lien avec l'écriture : un dossier de PDF sans lien avec les écritures complique tout contrôle.
• Changement de logiciel sans export des données : si vous changez de logiciel comptable, les anciennes données doivent rester lisibles, même après la résiliation de l'abonnement.
• Pas d'instructions de travail : les petites entreprises, surtout, n'ont souvent décrit leurs processus nulle part. Une page suffit souvent.
• Originaux détruits trop tôt : jeter le papier avant que le scan ait été contrôlé et archivé de façon inaltérable, c'est risquer une lacune.

Exemple : les archives d'une petite Sàrl

Une agence de publicité de quatre personnes reçoit environ 120 justificatifs par mois : factures fournisseurs par e-mail, quittances de frais, relevés bancaires et quelques contrats. Autrefois, tout finissait dans des classeurs remis une fois par an à la fiduciaire.

Aujourd'hui, les choses se passent ainsi : les factures reçues par e-mail sont envoyées à une adresse dédiée et reprises automatiquement dans le système comptable. Les collaborateurs photographient les quittances avec leur smartphone. La gérante valide les justificatifs chaque semaine et la fiduciaire les comptabilise. Chaque écriture est liée à son justificatif, chaque modification est consignée. Les quittances papier sont jetées après le contrôle mensuel, comme le prévoient les instructions de travail internes. Une fois par an, l'agence ouvre par sondage des justificatifs de l'année la plus ancienne pour vérifier qu'ils restent lisibles.

Le travail est moindre qu'auparavant, et lors d'un contrôle TVA, chaque justificatif se retrouve en quelques secondes.

Liste de contrôle pour des archives sans papier

1. Saisir les justificatifs dès leur réception, en PDF ou en image, avec un montant, une date et un expéditeur lisibles.
2. Lier chaque justificatif à l'écriture correspondante.
3. Les enregistrer dans un système qui consigne les modifications et le moment du classement.
4. Attribuer des droits d'accès et enregistrer les accès.
5. Faire régulièrement une sauvegarde dans un second lieu.
6. Rédiger de courtes instructions de travail : qui scanne, qui contrôle, où l'on classe, quand on détruit les originaux.
7. Tester une fois par an que les anciens justificatifs peuvent encore être ouverts et imprimés.
8. Lors d'un changement de système, consigner le transfert des données dans un procès-verbal et archiver celui-ci avec les données.
9. Classer séparément et durablement les comptes annuels signés et le rapport de révision.

Des plateformes comme Buchsnap prennent en charge une partie de ces points automatiquement, par exemple le lien entre justificatif et écriture ou la journalisation des modifications. La responsabilité d'archives complètes reste toutefois celle de l'entreprise, même lorsqu'une fiduciaire tient la comptabilité.

Que se passe-t-il lors d'un contrôle ?

Lors d'un contrôle TVA ou d'une révision fiscale, les justificatifs sont souvent demandés sur plusieurs années. S'ils manquent, l'autorité peut procéder par estimation, et les estimations sont rarement à votre avantage. De plus, l'absence de justificatifs d'impôt préalable entraîne la suppression de la déduction. Des archives bien tenues sont donc moins une corvée qu'une assurance.

Mise à jour : octobre 2026. Cet article ne remplace pas un conseil personnalisé.