Rapport de travail sur mobile : signé sur place, facturé en un clic

Rapport de travail, bon de travail, rapport de régie : de quoi parle-t-on ?

Un rapport de travail indique ce que vous avez fait chez un client : quel travail, combien d'heures et quel matériel. Selon le métier, on parle aussi de bon de travail, de bon d'intervention ou de rapport de régie. Le client le confirme par sa signature. Ainsi, tout le monde sait ce qui sera facturé.

Le rapport remplit trois rôles :

• Preuve : il montre que le travail a été effectué. C'est utile si la facture est contestée plus tard.
• Base de la facture : les heures et le matériel deviennent des lignes de facture.
• Analyse : les rapports montrent le temps réellement passé sur un mandat.

Beaucoup d'entreprises utilisent encore un carnet de bons ou un modèle de rapport de travail en Word ou en Excel. Cela fonctionne, mais coûte du temps : le papier se perd dans la camionnette, l'écriture est difficile à lire et, au bureau, quelqu'un doit tout ressaisir. Buchsnap remplace le carnet par une application reliée à votre comptabilité.

Comment fonctionne le rapport de travail dans Buchsnap

Le processus tient en trois étapes. Il fonctionne dans l'application Buchsnap sur téléphone ou tablette, et dans le navigateur.

1. Saisir : vous choisissez le client et la date, vous donnez un titre (par exemple « Peinture bureau 2e étage ») et vous décrivez les travaux. Vous ajoutez ensuite des lignes : travail en heures et matériel en pièces, mètres ou litres, chaque fois avec quantité, unité et prix unitaire. Les photos du chantier s'ajoutent directement.
2. Faire signer : le client vérifie les heures et le matériel à l'écran, tape son nom et signe du doigt. Buchsnap enregistre la signature, le nom et l'heure, puis crée un PDF.
3. Facturer : un clic sur « Créer la facture » transforme le rapport en projet de facture. Vous le contrôlez et l'envoyez comme facture QR.

Chaque rapport reçoit automatiquement un numéro (RP-0001, RP-0002, etc.). Son statut montre où il en est : brouillon, signé ou facturé.

Exemple : de l'intervention de l'électricien à la facture QR

Un électricien remplace deux prises dans un appartement et tire un nouveau câble. Sur place, il saisit :

La cliente signe à 16 h 40 sur le téléphone. De retour au bureau (ou directement dans la camionnette), l'électricien clique sur « Créer la facture ». Buchsnap reprend les trois lignes avec le numéro du rapport, ajoute la TVA selon vos réglages (au taux normal de 8,1 %, cela fait CHF 32.40, soit CHF 432.40 au total) et fixe l'échéance selon votre délai de paiement.

Personne ne ressaisit rien. La facture correspond exactement à ce que la cliente a signé.

La signature du client : ce qu'elle prouve et ses limites

Dès que le client a signé, le rapport est figé. Les heures et le matériel ne peuvent plus être modifiés. Le PDF correspond donc toujours à la signature. Si vous découvrez une erreur, vous créez un nouveau rapport.

Le PDF contient :

• le nom de votre entreprise et le numéro du rapport
• la date, le client avec son adresse et le titre du mandat
• la description des travaux
• toutes les lignes avec type, quantité et unité, plus le total des heures de travail
• des photos de l'intervention
• l'image de la signature avec le nom et l'heure

Bon à savoir : le PDF du rapport montre les quantités, pas les prix. Le client confirme ce qui a été fait ; les prix figurent seulement sur la facture.

Juridiquement, la signature est une confirmation de la prestation fournie. Ce n'est pas une signature électronique qualifiée, la seule assimilée à la signature manuscrite selon l'art. 14 al. 2bis CO. En Suisse, la plupart des mandats ne sont soumis à aucune exigence de forme ; une confirmation sur mobile suffit alors comme preuve. Pour un contrat soumis à la forme écrite légale, il faut une autre solution.

Carnet papier, modèle Excel ou application : la comparaison

Un modèle gratuit suffit pour quelques interventions par mois. Dès que vous rédigez plusieurs rapports par semaine, l'application devient rentable : chaque facture qui n'est pas ressaisie évite du temps perdu et des erreurs. Et aucun bon ne reste oublié dans la camionnette.

Cinq erreurs fréquentes avec les rapports de travail

1. Rédiger le rapport le soir. De mémoire, on oublie du matériel et on arrondit les heures. Saisissez les lignes juste après l'intervention, tant que le client est là.
2. Pas de signature. Sans confirmation, un litige sur les heures est difficile à régler. Dans Buchsnap, un rapport non signé ne peut pas être facturé.
3. Description vague. « Travaux divers » n'aide personne. Écrivez ce qui a été fait et où, par exemple « prises de la cuisine remplacées ».
4. Rapport oublié. Un rapport signé mais non facturé, c'est de l'argent perdu. Filtrez régulièrement sur le statut « signé ».
5. Mauvaise personne qui signe. Faites écrire le nom de la personne qui signe. Buchsnap l'exige avant d'enregistrer la signature.

Les brouillons devenus inutiles peuvent être supprimés. Les rapports signés sont conservés.

Rapports, projets et portail clients

Les rapports de travail ne sont pas isolés. Ils sont reliés à vos autres données dans Buchsnap :

• Clients et prix : le rapport appartient à un client de votre liste de clients. Sans client, pas de facture.
• Projets : vous pouvez rattacher chaque rapport à un projet. L'aperçu des projets additionne alors les heures des rapports et montre ce qui n'est pas encore facturé.
• Portail clients : les rapports signés apparaissent avec leur PDF dans le portail clients, à côté des offres et des factures.
• Comptabilité : la facture issue du rapport est une facture Buchsnap normale avec section paiement QR. Les paiements sont reconnus grâce à l'extrait de compte.

Pour les artisans, cela signifie : offre, rapport, facture et paiement au même endroit.

Pour qui les rapports de travail numériques sont-ils utiles ?

Ils servent à toutes les entreprises qui travaillent chez le client et facturent en régie :

• Artisans : peintres, électriciens, installateurs sanitaires, menuisiers, plâtriers
• Service et entretien : chauffage, ventilation, paysagisme, conciergerie
• Nettoyage : nettoyages spéciaux à l'heure, avec photos avant et après
• Support informatique : interventions chez le client avec matériel (câbles, appareils)

Si vous travaillez seul, le rapport remplace le papier dans la voiture. Avec une équipe, tout le monde saisit dans la même entreprise et, au bureau, vous voyez tout de suite quels rapports sont signés et pas encore facturés.

Le temps de travail de vos employés pour le salaire se saisit séparément dans la saisie du temps (forfait PRO). Le rapport montre ce que le client paie ; la saisie du temps, ce que vous payez à votre équipe.

Prix et démarrage

Les rapports de travail font partie de la vente et sont inclus dès PLUS : CHF 59 par mois et par entreprise, hors TVA. Avec un engagement d'un an, vous économisez 20 % ; avec deux ans, 30 %. Le même forfait comprend les factures QR, les offres, les rappels, la TVA et le portail clients. Tous les forfaits sont détaillés sur la page Tarifs.

Pour commencer :

1. Testez 30 jours gratuitement, sans carte de crédit et sans renouvellement automatique.
2. Importez ou saisissez vos clients et enregistrez vos prix.
3. Rédigez le premier rapport lors de la prochaine intervention et faites-le signer.

Nous répondons à vos questions par e-mail, chat ou ticket.