Rapportino di lavoro su app: firmato sul posto, fatturato con un clic

Che cos'è un rapportino di lavoro e a che cosa serve?

Un rapportino di lavoro registra che cosa ha fatto presso un cliente: quale lavoro, quante ore e quale materiale. A seconda del mestiere si parla anche di rapportino di intervento, rapportino di cantiere o rapporto di regia. Il cliente lo conferma con la sua firma. Così è chiaro quale prestazione verrà fatturata.

Il rapportino ha tre funzioni:

• Prova: dimostra che il lavoro è stato eseguito. È utile se più tardi qualcuno contesta la fattura.
• Base per la fattura: ore e materiale diventano righe di fattura.
• Analisi: i rapportini mostrano quanto tempo ha richiesto davvero un incarico.

Molte aziende usano ancora un blocchetto o un modello di rapportino in Word o Excel. Funziona, ma costa tempo: il foglio si perde nel furgone, la scrittura è difficile da leggere e in ufficio qualcuno deve ribattere tutto. Buchsnap sostituisce il blocchetto con un'app collegata alla Sua contabilità.

Come funziona il rapportino di lavoro in Buchsnap

Il processo ha tre passi. Funziona nell'app Buchsnap su smartphone o tablet e nel browser.

1. Registrare: sceglie il cliente e la data, inserisce un titolo (per esempio «Tinteggiatura ufficio 2° piano») e descrive i lavori eseguiti. Poi aggiunge le righe: lavoro in ore e materiale in pezzi, metri o litri, ognuna con quantità, unità e prezzo unitario. Le foto del cantiere si allegano direttamente.
2. Far firmare: il cliente controlla ore e materiale sullo schermo, scrive il suo nome e firma con il dito. Buchsnap salva firma, nome e ora e crea un PDF.
3. Fatturare: un clic su «Crea fattura» trasforma il rapportino in una bozza di fattura. La controlla e la invia come fattura QR.

Ogni rapportino riceve automaticamente un numero (RP-0001, RP-0002 ecc.). Lo stato mostra a che punto è: bozza, firmato o fatturato.

Esempio: dall'intervento dell'elettricista alla fattura QR

Un elettricista sostituisce due prese in un appartamento e posa un nuovo cavo. Sul posto registra:

La cliente firma alle 16:40 sullo smartphone. Tornato in ufficio (o già nel furgone), l'elettricista clicca su «Crea fattura». Buchsnap riprende le tre righe con il numero del rapportino, aggiunge l'IVA secondo le Sue impostazioni (con l'aliquota normale dell'8,1 % sono CHF 32.40, totale CHF 432.40) e fissa la scadenza in base al Suo termine di pagamento.

Nessuno ribatte nulla. La fattura corrisponde esattamente a ciò che la cliente ha firmato.

La firma del cliente: che cosa dimostra e che cosa no

Appena il cliente ha firmato, il rapportino è bloccato. Ore e materiale non si possono più modificare. Così il PDF corrisponde sempre alla firma. Se scopre un errore, crea un nuovo rapportino.

Nel PDF trova:

• il nome della Sua azienda e il numero del rapportino
• data, cliente con indirizzo e titolo dell'incarico
• la descrizione dei lavori
• tutte le righe con tipo, quantità e unità, più il totale delle ore di lavoro
• le foto dell'intervento
• l'immagine della firma con nome e ora

Buono a sapersi: il PDF del rapportino mostra le quantità, non i prezzi. Il cliente conferma che cosa è stato fatto; i prezzi compaiono solo sulla fattura.

Dal punto di vista giuridico, la firma è una conferma della prestazione eseguita. Non è una firma elettronica qualificata, l'unica equiparata alla firma autografa secondo l'art. 14 cpv. 2bis CO. In Svizzera la maggior parte degli incarichi non richiede una forma particolare; una conferma sullo smartphone basta quindi come prova. Per i contratti con forma scritta prevista dalla legge serve un'altra soluzione.

Blocchetto, modello Excel o app: il confronto

Un modello gratuito basta per pochi interventi al mese. Quando scrive diversi rapportini alla settimana, l'app conviene: ogni fattura che non va ribattuta fa risparmiare tempo ed errori. E nessun rapportino resta dimenticato nel furgone.

Cinque errori tipici con i rapportini e come evitarli

1. Scrivere il rapportino la sera. A memoria si dimentica il materiale e si arrotondano le ore. Registri le righe subito dopo l'intervento, finché il cliente è ancora presente.
2. Nessuna firma. Senza conferma, una contestazione sulle ore è difficile da chiarire. In Buchsnap un rapportino non firmato non può essere fatturato.
3. Descrizione vaga. «Lavori vari» non aiuta nessuno. Scriva che cosa è stato fatto e dove, per esempio «prese cucina sostituite».
4. Rapportino dimenticato. Un rapportino firmato ma non fatturato è denaro perso. Filtri regolarmente per lo stato «firmato».
5. Firma la persona sbagliata. Faccia scrivere il nome di chi firma. Buchsnap lo richiede prima di salvare la firma.

Le bozze non più necessarie si possono eliminare. I rapportini firmati restano conservati.

Rapportini, progetti e portale clienti

I rapporti di lavoro non sono un programma isolato. Sono collegati agli altri dati in Buchsnap:

• Clienti e prezzi: il rapportino appartiene a un cliente della Sua lista clienti. Senza cliente non c'è fattura.
• Progetti: può assegnare ogni rapportino a un progetto. La panoramica dei progetti somma le ore dei rapportini e mostra che cosa non è ancora fatturato.
• Portale clienti: i rapportini firmati compaiono con il PDF nel portale clienti, insieme a offerte e fatture.
• Contabilità: la fattura nata dal rapportino è una normale fattura Buchsnap con sezione di pagamento QR. I pagamenti vengono riconosciuti dall'estratto conto.

Per le aziende dell'artigianato questo significa: offerta, rapportino, fattura e pagamento in un unico posto.

Per chi sono utili i rapportini digitali?

Servono a tutti quelli che lavorano presso il cliente e fatturano a regia:

• Artigianato: pittori, elettricisti, idraulici, falegnami, gessatori
• Servizio e manutenzione: riscaldamento, ventilazione, giardinaggio, custodia stabili
• Pulizie: pulizie speciali a ore, con foto prima e dopo
• Supporto informatico: interventi dal cliente con materiale come cavi o apparecchi

Se lavora da solo, il rapportino sostituisce il foglio in auto. Con un team, tutti registrano nella stessa azienda e in ufficio vede subito quali rapportini sono firmati e non ancora fatturati.

Il tempo di lavoro dei Suoi dipendenti per il salario si registra separatamente nella rilevazione ore (pacchetto PRO). Il rapportino mostra che cosa paga il cliente; la rilevazione ore, che cosa paga Lei al Suo team.

Prezzo e avvio

I rapporti di lavoro fanno parte della vendita e sono inclusi da PLUS: CHF 59 al mese per azienda, IVA esclusa. Con un anno di durata risparmia il 20 %, con due anni il 30 %. Nello stesso pacchetto ci sono fatture QR, offerte, solleciti, IVA e portale clienti. Tutti i pacchetti sono descritti nella pagina Prezzi.

Per iniziare:

1. Provi gratis per 30 giorni, senza carta di credito e senza rinnovo automatico.
2. Importi o registri i Suoi clienti e inserisca i Suoi prezzi.
3. Compili il primo rapportino al prossimo intervento e lo faccia firmare.

Rispondiamo alle Sue domande per e-mail, chat o ticket.