Bouclement annuel des PME : la liste de contrôle, de l'inventaire à l'assemblée générale

Pour beaucoup de PME, le bouclement annuel est la période la plus chargée de l'année comptable. Il se déroule bien plus sereinement si la comptabilité courante est propre et si le bouclement suit un processus fixe. Cette liste de contrôle s'appuie sur les exigences du Code des obligations (CO) et montre ce qu'il faut faire, et dans quel ordre.

Ce que comprend le bouclement annuel

Selon l'art. 958 CO, les comptes annuels se composent du bilan, du compte de résultat et de l'annexe. Les entreprises individuelles et les sociétés de personnes peuvent renoncer à l'annexe tant qu'elles ne sont pas soumises aux dispositions applicables aux grandes entreprises. À côté des chiffres de l'exercice, il faut indiquer chaque fois les valeurs de l'exercice précédent.

Le bilan et le compte de résultat suivent une structure minimale. Les actifs sont classés par ordre de liquidité, des liquidités jusqu'aux actifs immobilisés, et les passifs par ordre d'exigibilité, des dettes à court terme jusqu'aux fonds propres. Le compte de résultat peut être présenté par nature (méthode de l'affectation des charges par nature) ou par fonction (méthode de l'affectation des charges par fonction).

Phase 1 : préparation en décembre

• Fixer un rendez-vous avec votre fiduciaire si le bouclement est établi à l'externe.
• Planifier l'inventaire : selon l'art. 958c CO, l'existence des postes du bilan doit être prouvée par un inventaire ou d'une autre manière. Pour les entreprises qui ont un stock de marchandises, cela signifie un comptage à la date de clôture.
• Faire le point sur les factures en suspens : ce qui est encore facturé maintenant tombe dans le bon exercice.
• Contrôler les investissements : les acquisitions ont-elles été correctement enregistrées dans les actifs immobilisés ?

Phase 2 : rapprochements

Les rapprochements sont la base de tout. Sans eux, aucun bouclement n'est fiable.

1. Comptes bancaires : le solde comptable correspond au solde du relevé bancaire au 31 décembre.
2. Caisse : l'encaisse est comptée et rapprochée du compte.
3. Débiteurs : la liste des postes ouverts concorde avec le compte. Signaler les créances douteuses.
4. Créanciers : toutes les factures fournisseurs ouvertes sont saisies, y compris celles qui n'arrivent qu'en janvier.
5. Comptes de transit : les comptes de transit pour les paiements par carte, les salaires ou les virements bancaires devraient être à zéro. Un solde résiduel signale presque toujours une erreur.
6. Assurances sociales : rapprocher les comptes AVS, LPP et assurance-accidents des décomptes des assureurs.
7. TVA : comparer le chiffre d'affaires et l'impôt préalable selon la comptabilité avec les décomptes déposés.

Phase 3 : régularisations et provisions

Les charges et les produits doivent être délimités dans le temps et selon leur nature (art. 958b CO). Cas typiques :

• Loyer de janvier payé en décembre : actif de régularisation.
• Électricité du quatrième trimestre, facture reçue en février : passif de régularisation.
• Prestations fournies mais pas encore facturées : à enregistrer comme travaux en cours non facturés.

Les petites entreprises bénéficient d'un allègement : si les produits nets des ventes de biens et des prestations de services ou les produits financiers ne dépassent pas CHF 100 000, elles peuvent renoncer à la délimitation temporelle et se baser sur les recettes et les dépenses.

Des provisions doivent être constituées lorsque des événements passés laissent attendre une sortie de fonds dans le futur, par exemple en cas de litige en cours ou de cas de garantie (art. 960e CO).

Phase 4 : évaluation et amortissements

Les actifs sont évalués au plus à leur coût d'acquisition ou de revient. La perte de valeur due à l'utilisation et à l'âge est prise en compte par des amortissements (art. 960a CO). Les stocks doivent être évalués à une valeur inférieure lorsque leur valeur de réalisation est inférieure à leur coût (art. 960c CO).

Pour l'impôt fédéral direct, l'Administration fédérale des contributions (AFC) publie dans la notice A/1995 des taux normaux en pour cent de la valeur comptable. Quelques exemples :

Exemple : un ordinateur portable acheté CHF 2 400 est amorti de 40 % la première année, soit CHF 960. Sa valeur comptable descend à CHF 1 440. La deuxième année, l'amortissement s'élève à 40 % de ce montant, soit CHF 576.

Les amortissements sont portés à la charge du compte de résultat, directement ou indirectement en déduction des actifs. Des règles cantonales particulières, comme l'amortissement immédiat, sont possibles et peuvent, selon le canton, s'appliquer aussi à l'impôt fédéral direct. Il vaut la peine d'en parler avec votre fiduciaire.

Phase 5 : impôts et TVA

• Provision pour impôts : constituer une provision pour les impôts directs de l'exercice bouclé, s'ils n'ont pas encore été facturés.
• Concordance annuelle TVA : si vous découvrez lors du bouclement des erreurs dans vos décomptes TVA, vous devez les corriger au plus tard dans le décompte de la période où tombe le 180e jour suivant la fin de l'exercice (art. 72 LTVA). Pour un bouclement au 31 décembre, ce jour tombe fin juin.
• Parts privées : dans les entreprises individuelles, vérifier les parts privées pour le véhicule, le téléphone ou le logement.

Phase 6 : annexe, signature, approbation

L'annexe contient notamment les principes appliqués, des explications sur les postes du bilan et du compte de résultat, ainsi qu'une déclaration indiquant si le nombre d'emplois à plein temps en moyenne annuelle dépasse 10, 50 ou 250.

Le rapport de gestion doit être établi dans les six mois qui suivent la fin de l'exercice et soumis à l'organe compétent. Il est signé par la personne qui préside l'organe supérieur de direction et par la personne responsable de la présentation des comptes.

Dans une SA, l'assemblée générale ordinaire a lieu dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice ; il en va de même pour l'assemblée des associés dans une Sàrl. Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être mis à la disposition des actionnaires au moins 20 jours avant l'assemblée générale.

Les erreurs typiques lors du bouclement

• Oublier les factures fournisseurs de janvier : les factures pour des prestations de l'ancien exercice qui n'arrivent qu'au cours du nouvel exercice doivent figurer dans l'ancien, comme dette ou comme passif de régularisation.
• Comptabiliser des investissements en charges : un nouveau serveur ou un véhicule fait partie des actifs immobilisés et se répartit par des amortissements, sauf si le canton admet un amortissement immédiat.
• Comptes de transit avec un solde résiduel : un solde sur le compte des paiements par carte ou des salaires signale presque toujours une écriture manquante ou passée à double.
• Prélèvements privés non comptabilisés : dans les entreprises individuelles, les retraits privés sur le compte commercial sont souvent oubliés. Ils modifient les fonds propres, pas le bénéfice.
• Chiffres de l'exercice précédent manquants : les comptes annuels doivent contenir les valeurs de l'exercice précédent. On l'oublie facilement lors des premiers comptes annuels après un changement de logiciel.

Calendrier pour un bouclement au 31 décembre

La liste de contrôle en bref

1. Tous les justificatifs de l'année sont saisis et rattachés aux écritures.
2. Banque, caisse, débiteurs, créanciers et comptes de transit sont rapprochés.
3. L'inventaire à la date de clôture est établi et évalué.
4. Les actifs et passifs de régularisation sont comptabilisés.
5. Les provisions sont vérifiées, y compris celles pour impôts.
6. Les amortissements sont comptabilisés selon le tableau des immobilisations.
7. La concordance du chiffre d'affaires TVA est établie, les différences corrigées.
8. Les chiffres de l'exercice précédent figurent dans les comptes annuels.
9. L'annexe est établie (si elle est obligatoire).
10. Les comptes annuels sont signés et approuvés.
11. Les documents sont archivés, avec une conservation de dix ans.

Le plus grand levier se trouve aux points 1 et 2. Si vous saisissez vos justificatifs au fil de l'eau et rapprochez vos mouvements bancaires chaque mois, l'essentiel du travail de bouclement se fait déjà en cours d'année. Buchsnap vous montre à tout moment quels mouvements bancaires n'ont pas encore de justificatif. Personne n'a ainsi à chercher en janvier des tickets datant du printemps.

Mise à jour : octobre 2026. Cet article ne remplace pas un conseil personnalisé.