Registrare spese e giustificativi in digitale: lavorare con smartphone ed e-mail nel rispetto della legge

La ricevuta del pranzo con un cliente, il biglietto del parcheggio, la fattura del fornitore di software nella casella e-mail: i giustificativi nascono ovunque, e molti si perdono strada facendo. Una procedura digitale con smartphone ed e-mail risolve il problema, a condizione che rispetti i requisiti legali. Questo articolo mostra a che cosa prestare attenzione.

Una foto è ammessa come giustificativo?

Sì. Secondo l'art. 957a CO è considerata giustificativo contabile qualsiasi registrazione scritta, su carta o in forma elettronica, necessaria per ricostruire una registrazione. L'ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (OLC) consente la conservazione elettronica, a condizione che l'integrità sia garantita, che il momento della memorizzazione sia dimostrabile e che la procedura sia documentata.

Nell'Info IVA 16, l'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) precisa che i giustificativi conservati elettronicamente hanno la stessa forza probatoria dei giustificativi cartacei. Descrive espressamente una procedura in cui le fatture vengono scansionate, verificate in digitale, allegate alla registrazione e gli originali distrutti. Il presupposto è che tutti i requisiti dell'OLC siano soddisfatti.

In pratica significa questo: una foto nella galleria del telefono privato non basta. Una foto caricata in un sistema che registra le modifiche, fissa il momento del salvataggio e collega il giustificativo alla registrazione è invece una soluzione solida.

Che cosa deve figurare sul giustificativo

Per la contabilità, il giustificativo deve rendere comprensibile l'operazione: chi, che cosa, quando, quanto. Per l'IVA si aggiungono altri requisiti se vuole dedurre l'imposta precedente. Secondo l'art. 26 LIVA, una fattura contiene di regola:

• nome, luogo e numero IVA del fornitore della prestazione,
• nome e luogo del destinatario della prestazione,
• data o periodo della prestazione,
• genere, oggetto ed entità della prestazione,
• controprestazione,
• aliquota d'imposta ed eventualmente importo dell'imposta.

Per gli scontrini di cassa è prevista una semplificazione: per importi fino a CHF 400 le indicazioni sul destinatario della prestazione possono mancare. La ricevuta del distributore di benzina o lo scontrino del materiale d'ufficio bastano quindi anche se non riportano il nome della sua ditta. Per importi superiori conviene chiedere una fattura intestata all'impresa.

Quando fotografa, si assicuri che importo, data, fornitore, numero IVA e aliquota siano leggibili. La carta termica può sbiadire con il tempo. Una foto scattata subito è quindi spesso l'unico giustificativo che resta leggibile nel tempo.

Fatture via e-mail

Oggi molte fatture arrivano in PDF per e-mail. Sono già giustificativi elettronici e non vanno stampate. L'importante è trasferirle dalla casella di posta al sistema contabile. Una casella e-mail non è un archivio: i messaggi si possono cancellare, la memoria viene ripulita e, quando un collaboratore lascia l'azienda, la casella può diventare di colpo inaccessibile.

Nella pratica si è rivelato utile un indirizzo dedicato ai giustificativi, ad esempio giustificativi@la-sua-ditta.ch, che inoltra automaticamente le fatture ricevute alla contabilità. Può chiedere ai fornitori di inviare le fatture direttamente a quell'indirizzo.

Spese dei collaboratori: le regole delle autorità fiscali

Le spese sono esborsi che i collaboratori sostengono nell'ambito della loro attività professionale, ad esempio durante i viaggi d'affari. Non fanno parte del salario, ma devono essere trattate correttamente nel certificato di salario alla cifra 13.

Le istruzioni per il certificato di salario (edizione 2026) indicano le condizioni alle quali le spese effettive non devono essere dichiarate singolarmente:

Il presupposto è un'effettiva attività di trasferta. Se tutte le condizioni sono rispettate, nel certificato di salario basta una crocetta alla cifra 13.1.1.

Chi versa anche spese forfettarie, ad esempio un forfait mensile di rappresentanza, può far approvare un regolamento delle spese dall'autorità fiscale del cantone di sede. Questo garantisce certezza del diritto ai collaboratori. I regolamenti redatti secondo i modelli della Conferenza svizzera delle imposte sono riconosciuti anche dagli altri cantoni.

Imposta precedente sulle spese

Le imprese assoggettate che applicano il metodo effettivo possono di principio dedurre l'imposta precedente sulle spese aziendali. Per farlo serve un giustificativo che indichi l'imposta o, per gli scontrini di cassa, almeno l'aliquota. Senza giustificativo non c'è deduzione. Con il metodo delle aliquote saldo l'imposta precedente non ha alcun ruolo, ma il giustificativo resta comunque necessario per la contabilità.

Un esempio di calcolo: una collaboratrice presenta nel mese spese per CHF 648.60, di cui CHF 324.30 per albergo e treno con l'8,1% di IVA. Su questa parte l'imposta precedente ammonta a CHF 24.30. Se manca la fattura dell'albergo, l'impresa non perde soltanto la deduzione: in caso di dubbio deve anche giustificare la spesa davanti all'autorità fiscale.

Carte di credito aziendali e spese

Molte imprese danno ai collaboratori una carta di credito aziendale, così nessuno deve anticipare le spese. Dal punto di vista fiscale cambia poco: le istruzioni per il certificato di salario precisano che anche le spese pagate con carte di credito aziendali rientrano nelle spese effettive e vanno trattate secondo le stesse regole.

Per la contabilità significa che il conteggio della carta da solo non è un giustificativo sufficiente. Mostra l'importo e l'esercente, ma né la prestazione né l'IVA. Per ogni voce del conteggio della carta serve la ricevuta o la fattura vera e propria. Il modo più semplice è che i collaboratori fotografino il giustificativo subito dopo aver pagato. La contabilità confronta poi il conteggio della carta con i giustificativi registrati e vede subito dove manca ancora qualcosa.

Una procedura che funziona nella pratica

1. Registrare subito: fotografare il giustificativo appena dopo l'acquisto, non a fine mese.
2. Annotare lo scopo: chi era presente al pranzo, per quale progetto, per quale cliente? Una breve nota evita in seguito lunghe richieste di chiarimento.
3. Lettura automatica: importo, data, fornitore e aliquota IVA vengono riconosciuti e proposti dal sistema.
4. Verificare e approvare: una persona responsabile controlla le spese, idealmente con un'approvazione documentata.
5. Registrare e collegare: giustificativo e registrazione restano collegati in modo permanente.
6. Eliminare o archiviare l'originale: solo dopo un'archiviazione riuscita e verificata, e solo se il suo archivio soddisfa i requisiti dell'OLC.
7. Rimborsare: pagare le spese con il prossimo salario o separatamente.

In Buchsnap questa procedura passa dall'app: scattare la foto, aggiungere lo scopo, inviare. Il giustificativo arriva alla fiduciaria o nella propria contabilità con l'importo e l'aliquota IVA riconosciuti, collegato alla registrazione successiva.

Errori frequenti

• Ricevuta del terminale invece dello scontrino: la ricevuta del terminale di pagamento mostra solo l'importo, non la prestazione né l'IVA. Chieda lo scontrino vero e proprio.
• Foto illeggibili: ombre, pieghe o bordi tagliati rendono un giustificativo inservibile.
• Spese private e aziendali mescolate: chi fa acquisti privati con la carta aziendale crea lavoro di delimitazione. Regole chiare aiutano.
• Nessuno scopo indicato: per i pasti offerti senza indicazione dei partecipanti e dell'occasione, la giustificazione aziendale è difficile da dimostrare.

Una semplice istruzione di lavoro

L'OLC richiede che le procedure siano documentate. Per le spese spesso basta una pagina: chi registra i giustificativi, entro quando, chi approva, dove vengono archiviati e quando gli originali possono essere distrutti. Questa istruzione va conservata per lo stesso periodo della contabilità.

Aggiornato a ottobre 2026. Questo articolo non sostituisce una consulenza individuale.