Registrar gastos y comprobantes en digital: con el móvil y el correo, con seguridad jurídica

El recibo de la comida con un cliente, el tique del aparcamiento, la factura del proveedor de software en la bandeja de entrada: los comprobantes surgen en todas partes y muchos se pierden por el camino. Un proceso digital con el móvil y el correo electrónico resuelve el problema, siempre que cumpla los requisitos legales. En este artículo le mostramos en qué hay que fijarse.

¿Es válida una foto como comprobante?

Sí. Según el art. 957a del Código de Obligaciones suizo (CO/OR), es comprobante contable cualquier registro escrito, en papel o en formato electrónico, necesario para entender un asiento. La Ordenanza sobre la llevanza y conservación de los libros de cuentas (GeBüV) permite la conservación electrónica si se garantiza la integridad, se puede probar el momento del almacenamiento y el proceso está documentado.

En su publicación MWST-Info 16, la Administración Federal de Contribuciones (AFC/ESTV) establece que los comprobantes conservados electrónicamente tienen la misma fuerza probatoria que los de papel. Describe expresamente un proceso en el que las facturas se escanean, se revisan en digital, se adjuntan al asiento y los originales se destruyen. El requisito es que se cumplan todas las exigencias de la GeBüV.

En la práctica, esto significa que una foto en la galería del móvil personal no basta. En cambio, una foto que se sube a un sistema que registra los cambios, guarda la fecha y hora y vincula el comprobante con el asiento es una solución sólida.

Qué debe figurar en el comprobante

Para la contabilidad, el comprobante debe permitir entender la operación: quién, qué, cuándo y cuánto. Para el IVA (MWST) se añaden otros requisitos si quiere deducir el IVA soportado (Vorsteuer). Según el art. 26 de la Ley del IVA (MWSTG), una factura contiene por lo general:

• el nombre, la localidad y el número de IVA del prestador,
• el nombre y la localidad del destinatario de la prestación,
• la fecha o el periodo de la prestación,
• el tipo, el objeto y el alcance de la prestación,
• la contraprestación,
• el tipo impositivo y, en su caso, el importe del impuesto.

Para los tiques de caja existe una simplificación: en importes de hasta CHF 400 pueden faltar los datos del destinatario. El tique de la gasolinera o el de la papelería es suficiente, aunque no figure el nombre de su empresa. Para importes mayores conviene pedir una factura a nombre de la empresa.

Al fotografiar, asegúrese de que se leen bien el importe, la fecha, el proveedor, el número de IVA y el tipo impositivo. El papel térmico se borra con el tiempo. Por eso, una foto temprana suele ser el único comprobante que sigue siendo legible a largo plazo.

Facturas por correo electrónico

Hoy muchas facturas llegan en PDF por correo. Ya son comprobantes electrónicos y no hace falta imprimirlas. Lo importante es pasarlas del buzón al sistema contable. Un buzón de correo no es un archivo: los mensajes se pueden borrar, el almacenamiento se depura y, cuando cambia el personal, el buzón deja de estar accesible de un día para otro.

En la práctica funciona bien una dirección propia para comprobantes, por ejemplo comprobantes@su-empresa.ch, que reenvía automáticamente las facturas recibidas a la contabilidad. Puede pedir a sus proveedores que envíen las facturas directamente a esa dirección.

Gastos del personal: las reglas de las autoridades fiscales

Los gastos son desembolsos que el personal realiza en el ejercicio de su actividad profesional, por ejemplo en viajes de trabajo. No forman parte del salario, pero deben tratarse correctamente en el certificado de salario (Lohnausweis), en la cifra 13.

La guía para cumplimentar el certificado de salario (Wegleitung zum Lohnausweis, edición 2026) fija las condiciones en las que los gastos efectivos no tienen que declararse uno por uno:

El requisito es que exista una actividad real de viaje. Si se cumplen todas las condiciones, en el certificado de salario basta con marcar una cruz en la cifra 13.1.1.

Si además paga gastos a tanto alzado, por ejemplo una cantidad mensual de representación, puede hacer aprobar un reglamento de gastos (Spesenreglement) por la autoridad fiscal del cantón de su sede. Esto da seguridad jurídica al personal. Los reglamentos basados en los modelos de la Conferencia Fiscal Suiza (Schweizerische Steuerkonferenz) también son reconocidos por los demás cantones.

IVA soportado en los gastos

Las empresas sujetas al IVA que declaran por el método efectivo pueden, en principio, deducir el IVA soportado de los gastos profesionales. Para ello necesitan un comprobante que indique el impuesto o, en el caso de los tiques de caja, al menos el tipo impositivo. Sin comprobante no hay deducción. Con el método del tipo impositivo de saldo (Saldosteuersatz), el IVA soportado no influye, pero el comprobante sigue siendo necesario para la contabilidad.

Un ejemplo con cifras: una empleada presenta en un mes gastos por CHF 648,60, de los cuales CHF 324,30 corresponden a hotel y tren con un 8,1 % de IVA. Sobre esta parte, el IVA soportado asciende a CHF 24,30. Si falta la factura del hotel, la empresa no solo pierde la deducción, sino que en caso de duda también tiene que justificar el gasto ante la autoridad fiscal.

Tarjetas de crédito de empresa y gastos

Muchas empresas dan a su personal una tarjeta de crédito de empresa para que nadie tenga que adelantar dinero. Fiscalmente cambia poco: la guía del certificado de salario establece que los gastos pagados con tarjetas de crédito de la empresa también son gastos efectivos y se tratan con las mismas reglas.

Para la contabilidad esto significa que el extracto de la tarjeta por sí solo no es un comprobante suficiente. Muestra el importe y el comercio, pero no la prestación ni el IVA. Cada partida del extracto de la tarjeta necesita su recibo o su factura. Lo más sencillo es que el personal fotografíe el comprobante justo después de pagar. Así, la contabilidad compara el extracto de la tarjeta con los comprobantes registrados y ve al instante qué falta.

Un proceso que funciona en el día a día

1. Registrar al momento: fotografiar el comprobante justo después de la compra, no a final de mes.
2. Anotar el motivo: ¿quién estuvo en la comida, qué proyecto, qué cliente? Una nota breve ahorra luego largas consultas.
3. Lectura automática: el sistema reconoce y propone el importe, la fecha, el proveedor y el tipo de IVA.
4. Revisar y aprobar: una persona responsable controla los gastos, idealmente con una aprobación documentada.
5. Contabilizar y vincular: el comprobante y el asiento quedan unidos de forma permanente.
6. Desechar o archivar el original: solo después de un archivo correcto y revisado, y solo si su archivo cumple la GeBüV.
7. Pagar: reembolsar los gastos con el siguiente salario o por separado.

En Buchsnap este proceso se hace desde la app: tomar la foto, añadir el motivo y enviar. El comprobante llega con el importe y el tipo de IVA reconocidos a su asesoría contable (fiduciaria, Treuhand) o a su propia contabilidad, vinculado al asiento posterior.

Errores frecuentes

• Comprobante de la tarjeta en lugar del recibo: el comprobante del terminal de tarjetas solo muestra el importe, no la prestación ni el IVA. Pida el recibo propiamente dicho.
• Fotos ilegibles: las sombras, los pliegues o los bordes cortados hacen que un comprobante no sirva de nada.
• Gastos privados y profesionales mezclados: quien compra para uso privado con la tarjeta de la empresa genera trabajo de separación. Unas reglas claras ayudan.
• Sin motivo: en las comidas con invitados sin indicar participantes ni ocasión, es difícil demostrar el motivo profesional.

Unas instrucciones de trabajo sencillas

La GeBüV exige que los procesos estén documentados. Para los gastos suele bastar una página: quién registra los comprobantes, en qué plazo, quién los aprueba, dónde se archivan y cuándo se pueden destruir los originales. Estas instrucciones deben conservarse durante el mismo tiempo que la contabilidad.

Actualizado: octubre de 2026. Este artículo no sustituye un asesoramiento individual.