Spesen und Belege digital erfassen: mit Smartphone und E-Mail rechtssicher arbeiten

Die Quittung vom Mittagessen mit einem Kunden, das Parkticket, die Rechnung des Softwareanbieters im Posteingang: Belege entstehen überall, und viele gehen unterwegs verloren. Ein digitaler Ablauf mit Smartphone und E-Mail löst das Problem, wenn er die rechtlichen Anforderungen erfüllt. Dieser Beitrag zeigt, worauf es ankommt.

Ist ein Foto als Beleg zulässig?

Ja. Nach Art. 957a OR gilt als Buchungsbeleg jede schriftliche Aufzeichnung auf Papier oder in elektronischer Form, die nötig ist, um eine Buchung nachzuvollziehen. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erlaubt die elektronische Aufbewahrung, sofern die Integrität gesichert, der Speicherzeitpunkt nachweisbar und der Ablauf dokumentiert ist.

Die ESTV hält in ihrer MWST-Info 16 fest, dass elektronisch aufbewahrte Belege die gleiche Beweiskraft haben wie Papierbelege. Sie beschreibt ausdrücklich einen Ablauf, bei dem Rechnungen gescannt, digital geprüft, an die Buchung angehängt und die Originale vernichtet werden. Voraussetzung ist, dass alle Anforderungen der GeBüV erfüllt sind.

Das heisst in der Praxis: Ein Foto in der Galerie des privaten Handys reicht nicht. Ein Foto, das in ein System hochgeladen wird, das Änderungen protokolliert, den Zeitpunkt festhält und den Beleg mit der Buchung verknüpft, ist dagegen eine solide Lösung.

Was auf dem Beleg stehen muss

Für die Buchhaltung muss der Beleg den Geschäftsvorfall nachvollziehbar machen: wer, was, wann, wie viel. Für die Mehrwertsteuer kommen weitere Anforderungen hinzu, wenn Sie die Vorsteuer abziehen wollen. Nach Art. 26 MWSTG enthält eine Rechnung in der Regel:

• Name, Ort und MWST-Nummer des Leistungserbringers,
• Name und Ort des Leistungsempfängers,
• Datum oder Zeitraum der Leistung,
• Art, Gegenstand und Umfang der Leistung,
• Entgelt,
• Steuersatz und gegebenenfalls Steuerbetrag.

Für Kassenzettel gibt es eine Erleichterung: Bei Beträgen bis CHF 400 dürfen die Angaben zum Leistungsempfänger fehlen. Die Tankquittung oder der Kassenbon vom Bürobedarf genügt also, auch wenn Ihr Firmenname nicht darauf steht. Bei höheren Beträgen sollten Sie eine Rechnung auf das Unternehmen verlangen.

Achten Sie beim Fotografieren darauf, dass Betrag, Datum, Anbieter, MWST-Nummer und Steuersatz lesbar sind. Thermopapier kann mit der Zeit verblassen. Ein frühes Foto ist deshalb oft der einzige dauerhaft lesbare Beleg.

Rechnungen per E-Mail

Viele Rechnungen kommen heute als PDF per Mail. Sie sind bereits elektronische Belege und müssen nicht ausgedruckt werden. Wichtig ist, sie aus dem Postfach in das Buchhaltungssystem zu überführen. Ein E-Mail-Postfach ist kein Archiv: Nachrichten lassen sich löschen, Speicher werden bereinigt, und bei einem Personalwechsel ist das Postfach plötzlich nicht mehr zugänglich.

Praktisch bewährt hat sich eine eigene Adresse für Belege, etwa belege@ihre-firma.ch, die eingehende Rechnungen automatisch an die Buchhaltung weiterleitet. Lieferanten können Sie bitten, Rechnungen direkt dorthin zu schicken.

Spesen von Mitarbeitenden: die Regeln der Steuerbehörden

Spesen sind Auslagen, die Mitarbeitenden im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit entstehen, etwa auf Geschäftsreisen. Sie gehören nicht zum Lohn, müssen aber im Lohnausweis unter Ziffer 13 korrekt behandelt werden.

Die Wegleitung zum Lohnausweis (Ausgabe 2026) nennt Bedingungen, unter denen effektive Spesen nicht einzeln deklariert werden müssen:

Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit. Werden alle Vorgaben eingehalten, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1.

Wer auch Pauschalspesen ausrichtet, etwa eine monatliche Repräsentationspauschale, kann ein Spesenreglement durch die Steuerbehörde des Sitzkantons genehmigen lassen. Das schafft Rechtssicherheit für Mitarbeitende. Reglemente, die nach den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz aufgebaut sind, werden auch von den anderen Kantonen anerkannt.

Vorsteuer auf Spesen

Steuerpflichtige Unternehmen, die effektiv abrechnen, können auf geschäftlichen Spesen grundsätzlich die Vorsteuer abziehen. Dafür braucht es einen Beleg, der die Steuer ausweist oder bei Kassenzetteln zumindest den Steuersatz nennt. Ohne Beleg gibt es keinen Abzug. Bei der Saldosteuersatzmethode spielt die Vorsteuer keine Rolle, ein Beleg ist für die Buchhaltung aber trotzdem nötig.

Ein Rechenbeispiel: Eine Mitarbeiterin reicht im Monat Spesen von CHF 648.60 ein, davon CHF 324.30 Hotel und Bahn mit 8,1 % MWST. Auf diesem Teil beträgt die Vorsteuer CHF 24.30. Fehlt die Hotelrechnung, verliert das Unternehmen nicht nur den Abzug, sondern muss die Auslage im Zweifel auch gegenüber der Steuerbehörde begründen.

Firmenkreditkarten und Spesen

Viele Unternehmen geben Mitarbeitenden eine Firmenkreditkarte, damit niemand Auslagen vorschiessen muss. Steuerlich ändert das wenig: Die Wegleitung zum Lohnausweis hält fest, dass auch Spesenauslagen, die über Unternehmenskreditkarten bezahlt werden, zu den effektiven Spesen gehören und nach denselben Regeln zu behandeln sind.

Für die Buchhaltung heisst das: Die Kartenabrechnung allein ist kein ausreichender Beleg. Sie zeigt den Betrag und den Händler, aber weder die Leistung noch die MWST. Zu jeder Position auf der Kartenabrechnung gehört die eigentliche Quittung oder Rechnung. Am einfachsten ist es, wenn Mitarbeitende den Beleg direkt nach dem Bezahlen fotografieren. Die Buchhaltung gleicht dann die Kartenabrechnung mit den erfassten Belegen ab und sieht sofort, wo noch etwas fehlt.

Ein Ablauf, der im Alltag funktioniert

1. Sofort erfassen: Beleg direkt nach dem Kauf fotografieren, nicht erst am Monatsende.
2. Zweck notieren: Wer war beim Essen dabei, welches Projekt, welcher Kunde? Eine kurze Notiz spart später lange Rückfragen.
3. Automatisch auslesen: Betrag, Datum, Anbieter und MWST-Satz werden vom System erkannt und vorgeschlagen.
4. Prüfen und freigeben: Eine verantwortliche Person kontrolliert die Spesen, idealerweise mit dokumentierter Freigabe.
5. Verbuchen und verknüpfen: Beleg und Buchung bleiben dauerhaft verbunden.
6. Original entsorgen oder ablegen: Erst nach erfolgreicher, geprüfter Ablage, und nur wenn Ihr Archiv die GeBüV erfüllt.
7. Auszahlen: Spesen mit der nächsten Lohnzahlung oder separat vergüten.

In Buchsnap läuft dieser Ablauf über die App: Foto aufnehmen, Zweck ergänzen, absenden. Der Beleg landet mit erkanntem Betrag und MWST-Satz beim Treuhänder oder in der eigenen Buchhaltung, verknüpft mit der späteren Buchung.

Häufige Fehler

• Kartenbeleg statt Quittung: Der Beleg des Kartenterminals zeigt nur den Betrag, nicht die Leistung und keine MWST. Verlangen Sie die eigentliche Quittung.
• Unleserliche Fotos: Schatten, Knicke oder abgeschnittene Ränder machen einen Beleg wertlos.
• Private und geschäftliche Ausgaben gemischt: Wer mit der Geschäftskarte privat einkauft, schafft Abgrenzungsarbeit. Klare Regeln helfen.
• Kein Zweck: Bei Bewirtungen ohne Angabe von Teilnehmenden und Anlass ist die geschäftliche Begründung schwer nachzuweisen.

Eine einfache Arbeitsanweisung

Die GeBüV verlangt, dass Abläufe dokumentiert sind. Für Spesen reicht oft eine Seite: wer Belege erfasst, wie schnell, wer freigibt, wo abgelegt wird und wann Originale vernichtet werden dürfen. Diese Anweisung ist ebenso lange aufzubewahren wie die Buchhaltung.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung.