Saisir frais et justificatifs en numérique : smartphone et e-mail, en toute conformité

Le ticket du repas avec un client, le ticket de parking, la facture du fournisseur de logiciels dans votre boîte de réception : les justificatifs naissent partout, et beaucoup se perdent en route. Un processus numérique avec smartphone et e-mail règle le problème, pour autant qu'il respecte les exigences légales. Cet article montre ce qui compte.

Une photo est-elle valable comme justificatif ?

Oui. Selon l'art. 957a du Code des obligations (CO), toute pièce écrite, sur papier ou sous forme électronique, nécessaire pour retracer une écriture est une pièce comptable. L'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) autorise la conservation électronique, pour autant que l'intégrité soit garantie, que le moment de l'enregistrement puisse être prouvé et que le processus soit documenté.

Dans son Info TVA 16, l'Administration fédérale des contributions (AFC) précise que les justificatifs conservés électroniquement ont la même force probante que les justificatifs papier. Elle décrit expressément un processus dans lequel les factures sont scannées, contrôlées numériquement, jointes à l'écriture, puis les originaux détruits. À condition que toutes les exigences de l'Olico soient remplies.

Concrètement, une photo dans la galerie de votre téléphone privé ne suffit pas. En revanche, une photo téléversée dans un système qui journalise les modifications, enregistre le moment et relie le justificatif à l'écriture constitue une solution solide.

Ce qui doit figurer sur le justificatif

Pour la comptabilité, le justificatif doit permettre de retracer l'opération : qui, quoi, quand, combien. Pour la TVA, d'autres exigences s'ajoutent si vous voulez déduire l'impôt préalable. Selon l'art. 26 de la loi sur la TVA (LTVA), une facture contient en règle générale :

• le nom, le lieu et le numéro TVA du fournisseur de la prestation,
• le nom et le lieu du destinataire de la prestation,
• la date ou la période de la prestation,
• le genre, l'objet et l'étendue de la prestation,
• la contre-prestation,
• le taux d'impôt et, le cas échéant, le montant de l'impôt.

Les tickets de caisse bénéficient d'un allègement : pour les montants jusqu'à CHF 400, les indications sur le destinataire de la prestation peuvent manquer. Le ticket de la station-service ou celui du magasin de fournitures de bureau suffit donc, même si le nom de votre entreprise n'y figure pas. Pour les montants plus élevés, demandez une facture établie au nom de l'entreprise.

Lorsque vous photographiez un justificatif, veillez à ce que le montant, la date, le fournisseur, le numéro TVA et le taux d'impôt soient lisibles. Le papier thermique pâlit avec le temps. Une photo prise tôt est donc souvent le seul justificatif qui reste lisible durablement.

Les factures reçues par e-mail

Beaucoup de factures arrivent aujourd'hui en PDF par e-mail. Ce sont déjà des justificatifs électroniques : inutile de les imprimer. L'important est de les sortir de la boîte de réception pour les transférer dans le système comptable. Une boîte e-mail n'est pas une archive : les messages peuvent être supprimés, les espaces de stockage sont nettoyés, et lors d'un changement de personnel, la boîte devient soudain inaccessible.

Une adresse dédiée aux justificatifs a fait ses preuves, par exemple justificatifs@votre-entreprise.ch, qui transfère automatiquement les factures reçues à la comptabilité. Vous pouvez demander à vos fournisseurs d'envoyer leurs factures directement à cette adresse.

Frais des collaborateurs : les règles du fisc

Les frais sont les dépenses que les collaborateurs engagent dans le cadre de leur activité professionnelle, par exemple lors de voyages d'affaires. Ils ne font pas partie du salaire, mais doivent être traités correctement au chiffre 13 du certificat de salaire.

Le Guide d'établissement du certificat de salaire (édition 2026) fixe les conditions auxquelles les frais effectifs n'ont pas à être déclarés un par un :

Ces règles supposent des déplacements effectifs. Si toutes les conditions sont respectées, une croix au chiffre 13.1.1 du certificat de salaire suffit.

Si vous versez aussi des frais forfaitaires, par exemple un forfait mensuel de représentation, vous pouvez faire approuver un règlement des frais par l'autorité fiscale du canton de siège. Vos collaborateurs y gagnent en sécurité juridique. Les règlements établis selon les modèles de la Conférence suisse des impôts sont aussi reconnus par les autres cantons.

L'impôt préalable sur les frais

Les entreprises assujetties qui appliquent la méthode effective peuvent en principe déduire l'impôt préalable sur leurs frais professionnels. Il faut pour cela un justificatif qui mentionne l'impôt ou, pour les tickets de caisse, au moins le taux d'impôt. Sans justificatif, pas de déduction. Avec la méthode des taux de la dette fiscale nette (TDFN), l'impôt préalable ne joue aucun rôle, mais un justificatif reste nécessaire pour la comptabilité.

Un exemple chiffré : une collaboratrice présente en un mois des frais de CHF 648.60, dont CHF 324.30 d'hôtel et de train soumis à la TVA de 8,1 %. Sur cette part, l'impôt préalable s'élève à CHF 24.30. Si la facture de l'hôtel manque, l'entreprise ne perd pas seulement la déduction : en cas de doute, elle doit aussi justifier la dépense auprès de l'autorité fiscale.

Cartes de crédit d'entreprise et frais

Beaucoup d'entreprises remettent à leurs collaborateurs une carte de crédit d'entreprise pour éviter qu'ils avancent les frais. Fiscalement, cela ne change pas grand-chose : le Guide d'établissement du certificat de salaire précise que les frais payés avec une carte de crédit de l'entreprise font aussi partie des frais effectifs et suivent les mêmes règles.

Pour la comptabilité, cela signifie que le décompte de la carte ne suffit pas comme justificatif. Il indique le montant et le commerçant, mais ni la prestation ni la TVA. Chaque position du décompte doit être accompagnée du ticket ou de la facture correspondante. Le plus simple est que vos collaborateurs photographient le justificatif juste après avoir payé. La comptabilité rapproche ensuite le décompte de la carte des justificatifs saisis et voit tout de suite ce qui manque.

Un processus qui fonctionne au quotidien

1. Saisir tout de suite : photographier le justificatif juste après l'achat, pas à la fin du mois.
2. Noter le motif : qui était présent au repas, pour quel projet, quel client ? Une courte note évite de longues questions par la suite.
3. Lecture automatique : le système reconnaît le montant, la date, le fournisseur et le taux de TVA, et vous les propose.
4. Contrôler et valider : une personne responsable vérifie les frais, idéalement avec une validation documentée.
5. Comptabiliser et relier : le justificatif et l'écriture restent liés durablement.
6. Jeter ou classer l'original : seulement après un archivage réussi et contrôlé, et uniquement si votre archive respecte l'Olico.
7. Rembourser : verser les frais avec le prochain salaire ou séparément.

Dans Buchsnap, ce processus passe par l'application : prendre la photo, ajouter le motif, envoyer. Le justificatif arrive avec le montant et le taux de TVA reconnus chez votre fiduciaire ou dans votre propre comptabilité, relié à l'écriture qui suivra.

Les erreurs fréquentes

• Le ticket de carte au lieu du ticket de caisse : le ticket du terminal de paiement n'indique que le montant, ni la prestation ni la TVA. Demandez le véritable ticket de caisse.
• Photos illisibles : une ombre, un pli ou un bord coupé, et le justificatif ne vaut plus rien.
• Dépenses privées et professionnelles mélangées : faire des achats privés avec la carte de l'entreprise crée un travail de délimitation. Des règles claires aident.
• Pas de motif : pour un repas d'affaires sans indication des participants ni de l'occasion, le caractère professionnel est difficile à prouver.

Une directive de travail simple

L'Olico exige que les processus soient documentés. Pour les frais, une page suffit souvent : qui saisit les justificatifs, dans quel délai, qui valide, où ils sont classés et quand les originaux peuvent être détruits. Cette directive doit être conservée aussi longtemps que la comptabilité.

Mise à jour : octobre 2026. Cet article ne remplace pas un conseil personnalisé.