La QR-fattura: cosa devono sapere le PMI nel 2026

In Svizzera la QR-fattura è il formato standard per le fatture con sezione pagamento. Ha sostituito le vecchie polizze di versamento arancioni e rosse e contiene tutti i dati di pagamento in uno Swiss QR Code che le app bancarie leggono direttamente. Per le PMI fa parte della quotidianità, ma tra il 2025 e il 2026 ci sono novità che conviene conoscere.

Com'è strutturata una QR-fattura

Una QR-fattura è composta dalla fattura vera e propria e da una sezione pagamento con ricevuta. La sezione pagamento ha il formato A6 orizzontale (148 x 105 mm), con la ricevuta accanto, sulla sinistra. Nella sezione pagamento si trovano:

• lo Swiss QR Code con la croce svizzera al centro,
• il conto (IBAN o QR-IBAN) e il beneficiario,
• il riferimento, se utilizzato,
• informazioni supplementari, per esempio il numero di fattura,
• il debitore,
• la valuta e l'importo.

Sono ammesse solo le valute CHF ed EUR. L'importo deve essere compreso tra 0.01 e 999'999'999.99. Se manca, come nel caso delle donazioni, chi paga può inserirlo personalmente.

Se la QR-fattura viene inviata in PDF, sezione pagamento e ricevuta devono essere delimitate da linee, con il simbolo delle forbici o la dicitura «Da staccare prima del versamento». Le fatture PDF sono pensate per l'e-banking e il mobile banking, non per il pagamento allo sportello postale.

Tre varianti: quale conto, quale riferimento?

Il QR-IBAN è un conto speciale che la sua banca mette a disposizione su richiesta. Lo si riconosce dall'identificativo dell'istituto, compreso tra 30000 e 31999. Il QR-IBAN funziona solo insieme a un riferimento QR e solo per i pagamenti in entrata.

La Creditor Reference è uno standard internazionale. Può usarla con il suo IBAN abituale e ottenere comunque un riferimento univoco, che la sua contabilità è in grado di attribuire automaticamente.

Senza riferimento il pagamento arriva comunque, ma la contabilità deve attribuirlo in base a importo, nome e comunicazione. Con poche fatture al mese è sostenibile, da qualche decina in su diventa faticoso.

Da novembre 2025: solo indirizzi strutturati

Dal 22 novembre 2025 si applicano le Swiss Implementation Guidelines per la QR-fattura nella versione 2.3. La novità principale: nel codice QR sono ammessi solo indirizzi strutturati, il cosiddetto tipo di indirizzo «S». Via, numero civico, NPA, località e paese figurano in campi separati anziché in due righe d'indirizzo libere. Questo vale sia per il suo indirizzo sia per quello del cliente.

Nello stesso tempo è stato ampliato il set di caratteri ammesso. Sono consentiti più caratteri accentati e diacritici, in linea con quelli che l'Amministrazione federale ammette nei registri delle persone.

Cosa significa per Lei:

• I software di fatturazione e i generatori QR dovevano essere adeguati entro il 21 novembre 2025. Le fatture con indirizzi non strutturati vengono elaborate ancora solo per un breve periodo transitorio.
• Chi consegna in anticipo ai clienti più QR-fatture, per esempio per affitti o rate di leasing, dovrebbe emetterle di nuovo.
• Le banche devono aggiornare gli ordini permanenti e i modelli esistenti al più tardi entro il 13 novembre 2026. Verifichi quindi i modelli di pagamento salvati nel suo e-banking.
• Nei dati anagrafici dei clienti NPA, località e paese dovrebbero figurare in campi propri, così che il software possa comporre un indirizzo strutturato.

Dal 14 novembre 2026: nuove regole per le fatture in euro

La versione 2.4 delle Implementation Guidelines si applica dal 14 novembre 2026 ed è introdotta con il rilascio del sistema di pagamento SIC del 13 novembre 2026. Il motivo è la cessazione di euroSIC.

Per le fatture in CHF tecnicamente non cambia nulla. Per le fatture in EUR restano possibili solo due combinazioni:

• IBAN con Creditor Reference (SCOR),
• IBAN con comunicazione non strutturata.

QR-IBAN e riferimento QR saranno riservati esclusivamente alle fatture in franchi. I pagamenti in euro vengono eseguiti, a seconda dell'offerta della banca, per esempio come bonifico SEPA. Chi oggi invia fatture in euro con QR-IBAN dovrebbe adeguare subito i modelli. Secondo SIX la versione 2.3 sarà supportata fino a novembre 2027, ma il passaggio si può anticipare senza difficoltà.

Fattura e IVA: cosa deve figurare in più

La QR-fattura disciplina solo la sezione pagamento. Se Lei è assoggettato all'IVA, la fattura stessa deve contenere altre indicazioni. Secondo l'art. 26 LIVA sono di regola:

1. nome e luogo del fornitore della prestazione e il suo numero IVA,
2. nome e luogo del destinatario della prestazione,
3. data o periodo della prestazione, se diversi dalla data della fattura,
4. genere, oggetto e entità della prestazione,
5. controprestazione,
6. aliquota e importo dell'imposta; se l'imposta è compresa nel prezzo, basta l'aliquota.

Un errore frequente: la QR-fattura è tecnicamente corretta, ma sulla fattura manca il numero IVA. Il cliente non può allora far valere correttamente l'imposta precedente.

QR-fattura, eBill e fattura elettronica

La QR-fattura può servire da base per una eBill. Con la eBill il cliente vede la fattura direttamente nel suo e-banking e la approva lì. Per le aziende con molti clienti privati significa risparmiare porto e lavoro di registrazione.

Chi effettua forniture all'Amministrazione federale deve trasmettere le fatture in forma elettronica, come PDF per e-mail oppure come set di dati strutturato tramite un fornitore di servizi. I piccoli acquisti sono esentati da quest'obbligo.

Elaborare le QR-fatture in entrata

La QR-fattura semplifica non solo la fatturazione, ma anche la contabilità creditori. Leggendo il codice QR vengono ripresi conto, importo, riferimento e beneficiario: gli errori di battitura nell'IBAN spariscono.

Alcuni punti meritano comunque attenzione:

• Aggiornare gli strumenti di lettura: dal 22 novembre 2025 gli scanner manuali e i software che leggono i PDF devono saper elaborare anche le QR-fatture con il set di caratteri ampliato. Altrimenti gli apparecchi più vecchi si bloccano su accenti o caratteri speciali.
• Verificare il beneficiario: capita di ricevere fatture falsificate con un IBAN altrui. Con un nuovo fornitore o se cambiano le coordinate bancarie, confronti i dati con le fatture precedenti oppure chieda conferma per telefono.
• Collegare fattura e pagamento: il riferimento del fornitore andrebbe salvato nella sua contabilità presso il creditore. Così l'addebito sull'estratto conto potrà essere attribuito in modo univoco.

Lista di controllo per le sue QR-fatture

1. Indirizzo proprio e indirizzi dei clienti registrati in forma strutturata (via, numero, NPA, località e paese separati).
2. Scelta la giusta combinazione di conto e riferimento.
3. Fatture in euro dal 14 novembre 2026 senza QR-IBAN e riferimento QR.
4. Numero di fattura nelle informazioni supplementari o codificato come riferimento.
5. Indicazioni IVA secondo l'art. 26 LIVA sulla fattura.
6. Nel PDF: linee di separazione con simbolo delle forbici o dicitura.
7. Modelli di pagamento salvati nell'e-banking verificati.

In Buchsnap le QR-fatture vengono generate con indirizzo strutturato e riferimento, e i pagamenti in entrata vengono attribuiti automaticamente alla fattura aperta tramite il riferimento. Proprio questa riconciliazione è il vero vantaggio della QR-fattura: chi usa i riferimenti in modo coerente non deve quasi più attribuire a mano i pagamenti ricevuti.

Aggiornato a ottobre 2026. Questo articolo non sostituisce una consulenza individuale.