Factura cu cod QR: ce trebuie să știi ca firmă în 2026

Factura cu cod QR (QR-Rechnung) este în Elveția formatul standard pentru facturile cu secțiune de plată. A înlocuit vechile buletine de vărsământ portocalii și roșii și conține toate datele de plată într-un Swiss QR Code, pe care aplicațiile bancare îl citesc direct. Pentru firmele mici și mijlocii e ceva de zi cu zi, dar în 2025 și 2026 apar câteva schimbări pe care e bine să le cunoști.

Cum arată o factură QR

O factură QR are două părți: factura propriu-zisă și secțiunea de plată cu recipisa. Secțiunea de plată are format A6 orizontal (148 x 105 mm), iar în stânga ei se află recipisa. În secțiunea de plată găsești:

• Swiss QR Code, cu crucea elvețiană în mijloc;
• contul (IBAN sau QR-IBAN) și beneficiarul plății;
• referința, dacă folosești una;
• informații suplimentare, de exemplu numărul facturii;
• plătitorul;
• moneda și suma.

Sunt acceptate doar monedele CHF și EUR. Suma trebuie să fie între 0,01 și 999.999.999,99. Dacă suma lipsește, de exemplu la donații, plătitorul o poate completa singur.

Dacă trimiți factura QR ca PDF, secțiunea de plată și recipisa trebuie delimitate prin linii, cu simbolul foarfecii sau cu mențiunea „Vor der Einzahlung abzutrennen” („A se detașa înainte de plată”). Facturile PDF sunt gândite pentru plata din e-banking și mobile banking, nu pentru plata la ghișeul poștal.

Trei variante: ce cont și ce referință?

QR-IBAN este un cont special pe care ți-l pune la dispoziție banca, la cerere. Îl recunoști după codul de identificare a instituției, cuprins între 30000 și 31999. QR-IBAN funcționează doar împreună cu o referință QR și doar pentru încasări.

Creditor Reference este un standard internațional. O poți folosi cu IBAN-ul tău obișnuit și primești totuși o referință unică, pe care contabilitatea ta o poate asocia automat.

Fără referință, plata ajunge, dar contabilitatea ta trebuie s-o asocieze după sumă, nume și mesaj. Cu doar câteva facturi pe lună e acceptabil, dar de la câteva zeci în sus devine obositor.

Din noiembrie 2025: doar adrese structurate

Din 22 noiembrie 2025 se aplică versiunea 2.3 a ghidului elvețian de implementare pentru factura QR (Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung). Cea mai importantă noutate: în codul QR sunt permise doar adrese structurate, așa-numitul tip de adresă „S”. Strada, numărul, codul poștal, localitatea și țara stau în câmpuri separate, nu în două rânduri de adresă libere. Regula se aplică atât adresei tale, cât și adresei clientului.

În același timp, setul de caractere permis a fost extins. Sunt acceptate mai multe umlauturi și semne diacritice, la fel ca în registrul de persoane al administrației federale.

Ce înseamnă asta pentru tine:

• Programele de facturare și generatoarele de coduri QR trebuiau actualizate până la 21 noiembrie 2025. Facturile cu adrese nestructurate mai sunt procesate doar într-o scurtă perioadă de tranziție.
• Dacă le dai clienților mai multe facturi QR în avans, de exemplu pentru chirii sau rate de leasing, ar trebui să le emiți din nou.
• Băncile trebuie să actualizeze ordinele de plată permanente și șabloanele existente cel târziu până la 13 noiembrie 2026. Verifică deci șabloanele de plată salvate în e-banking.
• În datele clienților, codul poștal, localitatea și țara ar trebui să stea în câmpuri separate, ca programul să poată genera din ele o adresă structurată.

De la 14 noiembrie 2026: reguli noi pentru facturile în euro

Versiunea 2.4 a ghidului de implementare se aplică de la 14 noiembrie 2026 și vine odată cu noua versiune a sistemului de plăți SIC din 13 noiembrie 2026. Motivul este închiderea euroSIC.

Pentru facturile în CHF nu se schimbă nimic din punct de vedere tehnic. Pentru facturile în EUR mai sunt posibile doar două combinații:

• IBAN cu Creditor Reference (SCOR);
• IBAN cu mesaj nestructurat.

De acum înainte, QR-IBAN și referința QR sunt rezervate exclusiv facturilor în franci. Plățile în euro se procesează, în funcție de oferta băncii, de exemplu ca transfer SEPA. Dacă trimiți azi facturi în euro cu QR-IBAN, schimbă-ți șabloanele de pe acum. Potrivit SIX, versiunea 2.3 mai e acceptată până în noiembrie 2027, dar poți face ușor trecerea mai devreme.

Factura și TVA-ul: ce mai trebuie să apară pe ea

Factura QR reglementează doar secțiunea de plată. Dacă ești plătitor de TVA, factura în sine trebuie să conțină și alte informații. Potrivit art. 26 din Legea TVA (MWSTG), de regulă acestea sunt:

1. numele și localitatea prestatorului, plus codul de TVA;
2. numele și localitatea beneficiarului;
3. data sau perioada prestației, dacă diferă de data facturii;
4. natura, obiectul și volumul prestației;
5. contravaloarea;
6. cota și suma TVA; dacă taxa e inclusă în preț, ajunge cota.

O greșeală frecventă: factura QR e corectă din punct de vedere tehnic, dar pe factură lipsește codul de TVA. Clientul nu își mai poate deduce atunci TVA-ul fără probleme.

Factura QR, eBill și factura electronică

Factura QR poate sta la baza unei eBill. Cu eBill, clientul vede factura direct în e-banking și o aprobă acolo. Pentru firmele cu mulți clienți persoane fizice, asta înseamnă economie la poștă și mai puțin timp pierdut cu introducerea datelor.

Dacă livrezi către administrația federală, trebuie să trimiți facturile electronic, fie ca PDF pe e-mail, fie ca set de date structurat, printr-un furnizor de servicii. Achizițiile de valoare mică sunt scutite de această obligație.

Cum procesezi facturile QR primite

Factura QR nu ușurează doar facturarea, ci și evidența furnizorilor. Când citești codul QR, contul, suma, referința și beneficiarul se preiau automat, iar greșelile de tastare la IBAN dispar.

Câteva lucruri merită totuși atenție:

• Actualizează instrumentele de citire: din 22 noiembrie 2025, scanerele de mână și programele care citesc PDF-uri trebuie să poată procesa și facturi QR cu setul extins de caractere. Altfel, aparatele mai vechi se împiedică de umlauturi sau de caractere speciale.
• Verifică beneficiarul plății: apar și facturi false, cu IBAN-ul altcuiva. La furnizorii noi sau când se schimbă datele contului, compară datele cu facturile anterioare sau sună și întreabă.
• Leagă factura de plată: salvează referința furnizorului în contabilitate, la furnizorul respectiv. Așa poți asocia mai târziu, fără echivoc, plata de pe extrasul de cont.

Lista de verificare pentru facturile tale QR

1. Adresa ta și adresele clienților sunt introduse structurat (strada, numărul, codul poștal, localitatea și țara separat).
2. Ai ales combinația corectă de cont și referință.
3. Facturile în euro emise de la 14 noiembrie 2026 nu folosesc QR-IBAN și referință QR.
4. Numărul facturii apare la informațiile suplimentare sau e codificat ca referință.
5. Pe factură apar informațiile de TVA cerute de art. 26 MWSTG.
6. În PDF: linii de separare cu simbolul foarfecii sau cu mențiunea.
7. Ai verificat șabloanele de plată salvate în e-banking.

În Buchsnap, facturile QR se generează cu adresă structurată și referință, iar plățile primite sunt asociate automat, după referință, cu factura deschisă. Tocmai această reconciliere e adevăratul câștig al facturii QR: dacă folosești referințele consecvent, aproape că nu mai ai de asociat încasări de mână.

Actualizat: octombrie 2026. Articolul nu înlocuiește o consultanță personalizată.