Die QR-Rechnung: was KMU 2026 wissen müssen

Die QR-Rechnung ist in der Schweiz das Standardformat für Rechnungen mit Zahlteil. Sie ersetzt die früheren orangen und roten Einzahlungsscheine und enthält alle Zahlungsdaten in einem Swiss QR Code, den Banking-Apps direkt einlesen. Für KMU ist sie Alltag, trotzdem gibt es 2025 und 2026 Änderungen, die man kennen sollte.

Aufbau einer QR-Rechnung

Eine QR-Rechnung besteht aus der eigentlichen Rechnung und einem Zahlteil mit Empfangsschein. Der Zahlteil hat das Format A6 quer (148 x 105 mm), links daneben steht der Empfangsschein. Im Zahlteil finden sich:

• der Swiss QR Code mit Schweizerkreuz in der Mitte,
• Konto (IBAN oder QR-IBAN) und Zahlungsempfänger,
• Referenz, falls verwendet,
• zusätzliche Informationen, etwa die Rechnungsnummer,
• Zahlungspflichtiger,
• Währung und Betrag.

Zugelassen sind nur die Währungen CHF und EUR. Der Betrag muss zwischen 0.01 und 999'999'999.99 liegen. Fehlt der Betrag, etwa bei Spenden, kann ihn die zahlende Person selbst eintragen.

Wird die QR-Rechnung als PDF verschickt, müssen Zahlteil und Empfangsschein durch Linien abgegrenzt sein, mit Scherensymbol oder dem Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen». PDF-Rechnungen sind für E- und M-Banking gedacht, nicht für die Zahlung am Postschalter.

Drei Varianten: welches Konto, welche Referenz?

Die QR-IBAN ist ein spezielles Konto, das Ihre Bank auf Anfrage bereitstellt. Sie erkennen sie an der Instituts-Identifikation im Bereich 30000 bis 31999. Die QR-IBAN funktioniert nur zusammen mit einer QR-Referenz und nur für Zahlungseingänge.

Die Creditor Reference ist ein internationaler Standard. Sie können sie mit Ihrer normalen IBAN verwenden und bekommen trotzdem eine eindeutige Referenz, die Ihre Buchhaltung automatisch zuordnen kann.

Ohne Referenz kommt die Zahlung zwar an, aber Ihre Buchhaltung muss sie anhand von Betrag, Name und Mitteilung zuordnen. Bei wenigen Rechnungen pro Monat ist das vertretbar, ab einigen Dutzend wird es mühsam.

Seit November 2025: nur noch strukturierte Adressen

Seit dem 22. November 2025 gelten die Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung in der Version 2.3. Die wichtigste Neuerung: Im QR-Code sind nur noch strukturierte Adressen erlaubt, der sogenannte Adress-Typ «S». Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land stehen in getrennten Feldern statt in zwei freien Adresszeilen. Das gilt für Ihre eigene Adresse ebenso wie für die Adresse des Kunden.

Gleichzeitig wurde der zulässige Zeichensatz erweitert. Mehr Umlaute und diakritische Zeichen sind erlaubt, entsprechend den Zeichen, die die Bundesverwaltung im Personenregister zulässt.

Was das für Sie heisst:

• Rechnungssoftware und QR-Generatoren mussten bis am 21. November 2025 angepasst sein. Rechnungen mit unstrukturierten Adressen werden nur noch während einer kurzen Übergangsfrist verarbeitet.
• Wer Kunden mehrere QR-Rechnungen im Voraus mitgibt, etwa für Mieten oder Leasingraten, sollte diese neu ausstellen.
• Die Banken müssen bestehende Daueraufträge und Vorlagen bis spätestens 13. November 2026 bereinigen. Prüfen Sie deshalb gespeicherte Zahlungsvorlagen in Ihrem E-Banking.
• Kundenstammdaten sollten Postleitzahl, Ort und Land in eigenen Feldern führen, damit die Software daraus eine strukturierte Adresse bilden kann.

Ab 14. November 2026: neue Regeln für Euro-Rechnungen

Die Version 2.4 der Implementation Guidelines gilt ab dem 14. November 2026, eingeführt mit dem Release des Zahlungssystems SIC vom 13. November 2026. Hintergrund ist die Einstellung von euroSIC.

Für Rechnungen in CHF ändert technisch nichts. Für Rechnungen in EUR sind nur noch zwei Kombinationen möglich:

• IBAN mit Creditor Reference (SCOR),
• IBAN mit unstrukturierter Mitteilung.

QR-IBAN und QR-Referenz sind künftig ausschliesslich für Rechnungen in Franken vorgesehen. Euro-Zahlungen werden je nach Angebot der Bank zum Beispiel als SEPA-Überweisung abgewickelt. Wer heute Euro-Rechnungen mit QR-IBAN verschickt, sollte die Vorlagen jetzt umstellen. Die Version 2.3 wird laut SIX noch bis November 2027 unterstützt, die Umstellung lässt sich aber leicht vorziehen.

Rechnung und MWST: was zusätzlich drauf muss

Die QR-Rechnung regelt nur den Zahlteil. Die Rechnung selbst muss für die Mehrwertsteuer weitere Angaben enthalten, wenn Sie steuerpflichtig sind. Nach Art. 26 MWSTG sind das in der Regel:

1. Name und Ort des Leistungserbringers sowie die MWST-Nummer,
2. Name und Ort des Leistungsempfängers,
3. Datum oder Zeitraum der Leistung, falls abweichend vom Rechnungsdatum,
4. Art, Gegenstand und Umfang der Leistung,
5. Entgelt,
6. Steuersatz und Steuerbetrag; ist die Steuer im Preis enthalten, genügt der Steuersatz.

Ein häufiger Fehler: Die QR-Rechnung ist technisch korrekt, aber auf der Rechnung fehlt die MWST-Nummer. Der Kunde kann dann die Vorsteuer nicht sauber geltend machen.

QR-Rechnung, eBill und E-Rechnung

Die QR-Rechnung kann als Grundlage für eine eBill dienen. Bei der eBill sieht der Kunde die Rechnung direkt in seinem E-Banking und gibt sie dort frei. Für Firmen mit vielen Privatkunden spart das Porto und Erfassungsaufwand.

Wer an die Bundesverwaltung liefert, muss Rechnungen elektronisch einreichen, entweder als PDF per E-Mail oder als strukturierten Datensatz über einen Dienstleister. Kleinbeschaffungen sind von dieser Pflicht ausgenommen.

Eingehende QR-Rechnungen verarbeiten

Die QR-Rechnung erleichtert nicht nur das Fakturieren, sondern auch die Kreditorenbuchhaltung. Beim Einlesen des QR-Codes werden Konto, Betrag, Referenz und Empfänger übernommen, Tippfehler bei der IBAN entfallen.

Ein paar Punkte verdienen trotzdem Aufmerksamkeit:

• Einlesehilfen aktualisieren: Handscanner oder PDF-Auslesesoftware müssen seit dem 22. November 2025 auch QR-Rechnungen mit dem erweiterten Zeichensatz verarbeiten können. Ältere Geräte scheitern sonst an Umlauten oder Sonderzeichen.
• Zahlungsempfänger prüfen: Gefälschte Rechnungen mit fremder IBAN kommen vor. Vergleichen Sie bei neuen Lieferanten oder geänderten Kontoangaben die Daten mit früheren Rechnungen oder fragen Sie telefonisch nach.
• Rechnung und Zahlung verbinden: Die Referenz des Lieferanten sollte in Ihrer Buchhaltung beim Kreditor gespeichert werden. So lässt sich die Belastung auf dem Bankauszug später eindeutig zuordnen.

Checkliste für Ihre QR-Rechnungen

1. Eigene Adresse und Kundenadressen strukturiert erfasst (Strasse, Nummer, PLZ, Ort, Land getrennt).
2. Richtige Kombination aus Konto und Referenz gewählt.
3. Euro-Rechnungen ab 14. November 2026 ohne QR-IBAN und QR-Referenz.
4. Rechnungsnummer in den zusätzlichen Informationen oder als Referenz codiert.
5. MWST-Angaben nach Art. 26 MWSTG auf der Rechnung.
6. Im PDF: Trennlinien mit Scherensymbol oder Hinweis.
7. Gespeicherte Zahlungsvorlagen im E-Banking geprüft.

In Buchsnap werden QR-Rechnungen mit strukturierter Adresse und Referenz erzeugt, und eingehende Zahlungen werden über die Referenz automatisch der offenen Rechnung zugeordnet. Gerade dieser Abgleich ist der eigentliche Gewinn der QR-Rechnung: Wer Referenzen konsequent nutzt, muss Zahlungseingänge kaum noch von Hand zuordnen.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung.