Cum găsești contabilul potrivit: la ce să fii atent ca antreprenor

Pentru multe firme mici, contabilul (Treuhänder) e cel mai important partener din afară. Ține contabilitatea sau o verifică, întocmește situațiile financiare anuale, face decontul de TVA și completează declarația de impozit. Portalul federal pentru IMM-uri (KMU-Portal) o spune pe scurt: între voi trebuie să poată exista încredere, pentru că un contabil vede firma din interior și poate fi astfel și consultant. De aceea, merită să-l alegi cu grijă.

Lămurește mai întâi de ce ai nevoie

Înainte să ceri oferte, uită-te sincer la nevoile tale. KMU-Portal recomandă să te întrebi dacă în firmă există cineva cu cunoștințele, timpul și cheful necesare pentru contabilitate. Adesea, un contabil e varianta mai bună. Sunt posibile și formule mixte, relativ ieftine: alocarea documentelor pe conturi, care cere timp, dar e mai puțin complicată, rămâne în firmă, iar închiderea anului, TVA și salarizarea merg la un birou de contabilitate.

Pachete de servicii tipice:

Cum recunoști calitatea

Pregătire și experiență: întreabă ce pregătire au oamenii care se vor ocupa efectiv de dosarul tău, nu doar conducerea. Experiența în domeniul tău e un avantaj, de exemplu în HoReCa, construcții sau sănătate, fiecare cu particularitățile lui la TVA.

Membru într-o asociație profesională: KMU-Portal menționează apartenența la o asociație profesională ca posibil criteriu de calitate. Ca exemple dă asociația elvețiană a contabililor (Schweizerischer Treuhänderverband) și EXPERTsuisse, asociația experților în audit, fiscalitate și contabilitate.

Autorizația pentru audit: cine face audituri obligatorii prin lege are nevoie de o autorizație de la Autoritatea Federală de Supraveghere a Auditului (RAB). RAB ține un registru public în care poți verifica autorizația persoanelor și a firmelor.

Autorizații cantonale: în cantonul Ticino, contabilii care lucrează profesional pentru terți au nevoie de o autorizație conform legii cantonale privind exercitarea profesiilor fiduciare. Autoritatea cantonală de supraveghere ține în acest scop o listă publică (Albo online).

Datele firmei: verifică înscrierea biroului de contabilitate în registrul comerțului, prin Zefix, și în registrul UID. Acolo vezi forma juridică, sediul și persoanele cu drept de semnătură, iar în registrul UID și statusul din registrul TVA.

Independența la audit

La auditul limitat (eingeschränkte Revision), care se aplică majorității firmelor mici, auditorul are voie să participe la ținerea contabilității. Dacă apare riscul să-și verifice propria muncă, măsuri organizatorice și de personal trebuie să garanteze un audit de încredere (art. 729 OR). Această implicare trebuie menționată în raportul de audit. KMU-Portal recomandă, în principiu, să alegi un auditor independent de contabilul sau consultantul tău. Multe societăți mici, cu cel mult zece posturi cu normă întreagă, renunță complet la audit, cu acordul tuturor asociaților. Dacă asta are sens, de exemplu în relația cu băncile sau investitorii, e o întrebare bună pentru contabil.

Colaborarea de zi cu zi

Calitatea relației cu un contabil se vede mai puțin la prima discuție și mai mult în munca de zi cu zi. De aceea, lămurește din timp:

• Cum ajung documentele la contabil? Prin poștă, într-un biblioraft o dată pe an sau digital, pe parcurs?
• Cine înregistrează ce? Aloci tu documentele pe conturi sau o face contabilul?
• Cât de actuale sunt cifrele? Primești un raport lunar sau abia la închiderea anului?
• Cât de repede primești răspunsuri? Ai o persoană de contact fixă și un înlocuitor?
• Ce program se folosește? Ai și tu acces la contabilitatea ta?

O platformă digitală comună schimbă mult colaborarea. Dacă fotografiezi documentele cu telefonul și contabilul le înregistrează în același sistem, scapi de bibliorafturi, de trimiterea prin poștă și de întrebările despre bonurile lipsă. Buchsnap e construit exact pentru această împărțire a muncii: firma încarcă documentele și datele bancare, contabilul înregistrează, verifică și face deconturile, iar amândoi văd aceeași situație.

Trei situații tipice

Întreprindere individuală (Einzelfirma) fără angajați, neplătitoare de TVA: adesea e suficient să strângi documentele digital, pe parcurs, și să apelezi la contabil doar pentru închiderea anului și declarația de impozit. Important e ca el să aibă acces la documente complete și ordonate.

GmbH (echivalentul unui SRL) cu trei angajați, plătitoare de TVA: aici se adaugă salarizarea, asigurările sociale, deconturile de TVA și închiderea anului conform Codului obligațiilor (OR). Multe firme de această mărime externalizează complet contabilitatea sau doar încarcă ele documentele. Aici, un contabil cu experiență în domeniul respectiv îți economisește cel mai mult timp.

Firmă de comerț cu stoc și importuri: evaluarea mărfurilor, valutele, TVA la import și TVA deductibilă ridică ștacheta. Întreabă țintit de experiența cu evaluarea stocurilor și cu deconturile vamale.

În toate cele trei cazuri, regula e aceeași: cu cât documentele sunt mai bine pregătite, cu atât rămâne mai mult timp pentru consultanță în loc de introdus date.

Costuri și ofertă

Onorariile contabililor se facturează de obicei după timpul lucrat, cu tarif orar, sau ca sumă forfetară. În ofertă, urmărește:

1. descrierea clară a serviciilor incluse,
2. tarifele orare pentru lucrări suplimentare,
3. ce se întâmplă când documentele sunt incomplete, pentru că refacerile sunt o sursă frecventă de costuri,
4. costurile pentru program și accese,
5. termenele de reziliere și predarea datelor dacă schimbi contabilul.

O ofertă forfetară ieftină poate ieși scump dacă fiecare întrebare se facturează separat. Invers, documentele bine pregătite de partea ta economisesc adesea mai mult decât orice reducere.

Întrebări pentru prima discuție

• Cine se ocupă concret de dosarul meu și cine îl înlocuiește?
• Ce experiență aveți în domeniul meu?
• Cum facem schimbul de documente și ce program folosiți?
• Cât de des primesc rapoarte?
• Cum gestionați termenele, de exemplu la TVA și la declarația de impozit?
• Cum facturați și cât costă o întrebare obișnuită?
• Cum îmi primesc datele dacă încheiem colaborarea?

Semnale de alarmă

• Responsabilități neclare, persoane de contact care se schimbă mereu.
• Nu ai acces la propria contabilitate în timpul anului.
• Documentele sunt prelucrate doar o dată pe an, așa că cifrele sunt mereu depășite.
• Lipsește oferta sau descrierea serviciilor e vagă.
• Auditul și contabilitatea sunt făcute de același birou, fără să se fi discutat deschis acest lucru.

Schimbarea contabilului

Schimbarea e de obicei cel mai simplă la sfârșitul unui exercițiu financiar. Asigură-te că primești toate datele contabile într-un format lizibil, inclusiv documentele și situațiile de închidere din anii anteriori. Obligația de arhivare de zece ani îi revine firmei, nu contabilului.

Actualizat: octombrie 2026. Articolul nu înlocuiește consultanța personalizată.